Tool zur Bewertung der Partnerkapazitäten: Bewertungen ohne Tabellenkalkulationen durchführen

Eine Bewertung der Partnerkapazitäten, der Ihre Partner vertrauen können und die sich wiederholen lässt: sechs Bereiche, eine vierstufige Reifeskala, eine kostenlose Vorlage mit ausgefülltem Beispiel und die wichtigsten Kriterien für ein Tool, wenn die Tabellenkalkulation an ihre Grenzen stößt.

João Mourinho 26.10.2026 12 Min. Lesezeit

Die meisten Bewertungen der Partnerkapazitäten, die ich in Tabellenkalkulationen erlebt habe, haben dieselbe kurze Lebensdauer. Jemand entwickelt mit viel Sorgfalt eine Vorlage und schickt sie an zwölf Partner. Zurück kommen neun Dateiversionen, die über ein Wochenende zusammengeführt werden. Daraus entsteht ein farbenfrohes Diagramm für eine Vorstandssitzung, und danach wird die Datei nie wieder geöffnet. Ein Jahr später beginnt eine neue Tabelle wieder bei null, und niemand kann sagen, ob die Partner tatsächlich leistungsfähiger geworden sind.

Das Problem ist selten der Fragebogen. Es ist die Methodik dahinter: was Sie messen, wie Sie es bewerten, was mit dem Ergebnis geschieht und ob Sie die Bewertung im nächsten Jahr wiederholen können, um Veränderungen zu erkennen. Dieser Leitfaden bietet Ihnen eine Bewertung der Partnerkapazitäten, die Sie schon morgen einsetzen können: als kostenlose Vorlage und ausgefülltes Beispiel, mit der zugrunde liegenden Methodik und den Kriterien für ein geeignetes Tool, sobald die Tabellenkalkulation an ihre Grenzen stößt.

Warum die Bewertung der Partnerkapazitäten heute wichtiger ist

2016 verpflichteten sich die Geber und Hilfsorganisationen, die den Grand Bargain unterzeichneten, ihre mehrjährigen Investitionen in die institutionellen Kapazitäten lokaler und nationaler Hilfsakteure zu erhöhen und ihnen bis 2020 mindestens 25 Prozent der humanitären Mittel „so direkt wie möglich“ zukommen zu lassen [1]. Die direkte Finanzierung lokaler Organisationen wirft für Geldgeber eine naheliegende Frage auf: Wie leistungsfähig ist dieser Partner heute, und was würde ihn stärken?

Mit derselben Vereinbarung verpflichteten sich die Unterzeichnenden auch dazu, Informationen aus Partnerbewertungen auszutauschen, um Zeit zu sparen und Doppelarbeit zu vermeiden [1]. Diese zweite Verpflichtung erhält weniger Aufmerksamkeit, ist aber genauso wichtig. Eine lokale Organisation, die mit mehreren Geldgebern zusammenarbeitet, beantwortet für jeden von ihnen noch immer häufig einen anderen Fragebogen – zum selben Vorstand, derselben Buchführung und derselben Schutzrichtlinie. Jede wiederholte Bewertung kostet Zeit, die den Programmen fehlt, die sie eigentlich stärken soll.

Eine gute Bewertung der Partnerkapazitäten leistet drei Dinge, die ein einmaliger Fragebogen nicht leistet: Sie legt für alle Partner denselben Maßstab an, sie führt zu einem Plan statt nur zu einer Einstufung, und sie lässt sich wiederholen, sodass Veränderungen sichtbar werden.

Kapazitätsbewertung ist keine Due-Diligence-Prüfung

Klären Sie vor der Auswahl einer Vorlage, welche Frage Sie beantworten möchten. Viele Organisationen führen unter derselben Bezeichnung zwei unterschiedliche Verfahren durch.

Due-Diligence-Prüfung und Risikobewertung beantworten die Frage: „Können wir diesem Partner Geld überweisen, und welche Kontrollen sind dafür erforderlich?“ Der Harmonisierte Ansatz für Bargeldtransfers der Vereinten Nationen ist ein bekanntes Beispiel: Seine Mikrobewertung untersucht das Finanzmanagement eines Durchführungspartners und führt zu einer Risikoeinstufung als niedrig, moderat, erheblich oder hoch. Diese bestimmt, wie Mittel übertragen werden und wie häufig Kontrollen stattfinden [2].
Die Kapazitätsbewertung beantwortet die Frage: „Wo steht dieser Partner, und was sollten wir als Nächstes gemeinsam stärken?“ Sie geht über die Finanzen hinaus, und ihr Ergebnis ist ein Plan.

Beides hat seine Berechtigung. Problematisch wird es, wenn die Verfahren vermischt werden. Glaubt ein Partner, die Kapazitätsbewertung könne ihn eine Förderung kosten, wird er sich selbst hoch einstufen und genau die Lücken verbergen, die Sie erkennen müssen. Trennen Sie die beiden Verfahren, halten Sie das schriftlich fest, und die Qualität der Antworten verändert sich.

Die sechs Bereiche einer Bewertung der Partnerkapazitäten

Kapazitätsmodelle unterscheiden sich in ihren Bezeichnungen und ihrer Gliederung, decken aber meist dieselben Themen ab. Die folgende Vorlage umfasst sechs Bereiche mit jeweils fünf Indikatoren:

Die sechs Bereiche der Vorlage
Bereich	Was untersucht wird	Ein Indikator
Governance und Führung	Wer Entscheidungen trifft, wie dies geschieht und wer die Verantwortlichen zur Rechenschaft zieht	Eine Richtlinie zu Interessenkonflikten ist vorhanden und wird angewendet
Finanzmanagement	Ob Mittel geplant, erfasst und kontrolliert werden	Zahlungen erfordern zwei Personen: Eine bereitet sie vor, eine andere genehmigt sie
Programmmanagement	Wie Projekte geplant, durchgeführt und angepasst werden	Risiken werden identifiziert, und für jedes ist eine verantwortliche Person benannt
MEAL	Monitoring, Evaluierung, Rechenschaftspflicht und Lernen	Gemeinschaften können Rückmeldungen geben oder Beschwerden einreichen und erhalten eine Antwort
Personal und Schutz vor Missbrauch	Wie Mitarbeitende eingestellt und unterstützt werden und wie die Sicherheit von Menschen gewährleistet wird	Eine Schutzrichtlinie, eine Ansprechperson und ein sicherer Meldekanal sind vorhanden
Partnerschaften und Interessenvertretung	Wie die Organisation mit anderen zusammenarbeitet und ihr Umfeld mitgestaltet	Mehr als ein Geldgeber, wobei keiner mehr als die Hälfte der Einnahmen bereitstellt

Betrachten Sie die Indikatoren als Ausgangspunkt. Eine Frauenrechtsorganisation in einer Bezirkshauptstadt und ein nationaler Dachverband von Bauerngewerkschaften sollten nicht anhand identischer Formulierungen bewertet werden. Vereinbaren Sie die Anpassungen mit den Partnern, bevor jemand eine Bewertung vornimmt. Behalten Sie die Bereiche und die Skala bei, damit die Ergebnisse im gesamten Partnerportfolio vergleichbar bleiben.

Eine vierstufige Skala anhand beobachtbarer Merkmale

Die Vorlage bewertet jeden Indikator auf vier Stufen: Im Aufbau (wenig vorhanden, vieles hängt von einer oder zwei Personen ab), In Entwicklung (die Grundlagen sind schriftlich festgehalten und werden teilweise angewendet), Etabliert (schriftlich dokumentiert, routinemäßig angewendet und überprüft) und Fortgeschritten (überprüft, verbessert und mit anderen geteilt).

Vier Stufen haben eine lange Tradition. Auch die Bewertungsmatrix, die McKinsey 2001 für Venture Philanthropy Partners entwickelte, verwendete vier Stufen – von „eindeutiger Bedarf an Kapazitätsaufbau“ bis „hohes vorhandenes Kapazitätsniveau“ [3]. Eine gerade Anzahl hat einen praktischen Vorteil: Es gibt keine bequeme Mitte, auf die man ausweichen kann. Und jede Stufe wird durch etwas Beobachtbares beschrieben – ein Dokument, eine Vorgehensweise, eine Besprechung –, niemals durch ein Adjektiv wie „gut“ oder „stark“.

Ein Hinweis aus meiner Ausbildung im Operations Research: Reifestufen sind ordinalskaliert. Eine 3 liegt über einer 2, ist aber nicht „eins mehr“ als eine 2. Und ein Partner mit 2, 2, 2 steht nicht an derselben Stelle wie einer mit 1, 2, 3. Bilden Sie deshalb keinen Durchschnitt über die Bereiche hinweg, um jedem Partner einen einzigen Gesamtwert zuzuweisen. Betrachten Sie das Profil. Und wenn Sie das Portfolio betrachten, zählen Sie: Wie viele Partner befinden sich in jedem Bereich noch auf Stufe 1? Diese Anzahl zeigt Ihnen, wo Sie investieren sollten.

Die Vorlage zur Bewertung der Partnerkapazitäten (kostenloser Download)

Die Vorlage umfasst vier A4-Seiten: Angaben zum Partner, Anwendungshinweise und die Skala (Seite 1), die sechs Bereiche mit ihren Indikatoren, Stufen und Nachweisen (Seiten 2 und 3) sowie die Zusammenfassung, den Plan zur Kapazitätsstärkung und die Freigabe (Seite 4).

Seite 1 der leeren Vorlage zur Bewertung der Partnerkapazitäten: Partnerangaben, fünf Anwendungsschritte, die vierstufige Reifeskala und die sechs Bereiche — Seite 1 der Vorlage: Wer bewertet wird, wie Sie vorgehen, die Skala und die sechs Bereiche.

Vorlage zur Bewertung der Partnerkapazitäten herunterladen (PDF, 4 Seiten). Drucken Sie sie aus oder übernehmen Sie die Bereiche und Indikatoren in Ihr eigenes Formular.

Bewerten Sie mehr als nur eine Handvoll Partner? In Advancer.World werden die sechs Bereiche und vier Stufen zu einer gemeinsamen Matrix, mit der alle Partner arbeiten: Selbstbewertung, Nachweise, Ihre Prüfung und die nächsten Schritte an einem Ort. Der Verlauf bleibt für die nächste Runde erhalten. Der Einstieg ist kostenlos.

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Beispiel: eine ausgefüllte Bewertung der Partnerkapazitäten

Hier sehen Sie dieselbe Vorlage, ausgefüllt für das Riverbend Women's Forum, eine fiktive Organisation im Kisumu County in Kenia, bei ihrer Ausgangsbewertung im Oktober 2026.

Ausgefülltes Beispiel, Seite 2: Bewertung von Governance, Finanzmanagement und Programmmanagement einer fiktiven Frauenorganisation, mit Nachweisen für jeden Indikator — Seite 2 des Beispiels: Neben jeder Einstufung steht der zugehörige Nachweis.

Ausgefülltes Beispiel herunterladen (PDF, 4 Seiten). Drei bewusste Entscheidungen machen es nützlich:

Jede Einstufung ist mit einem Nachweis versehen. „Zwei Unterschriften nur bei Beträgen über 500 USD“ erklärt Stufe 2 bei den Zahlungskontrollen besser als jedes Kommentarfeld.
Unterschiedliche Einschätzungen bleiben sichtbar. Riverbend stufte sein Finanzmanagement mit 3 ein; nach der Prüfung wurde Stufe 2 vereinbart, weil die Rechnungslegung noch nie einer vollständigen externen Prüfung unterzogen wurde. Beide Zahlen stehen auf Seite 4. Die Selbsteinstufung zu verbergen, würde Partnern vermitteln, dass ihre eigene Sicht nicht zählt.
Drei Prioritäten, jeweils mit der benötigten Unterstützung. Die externe Prüfung, MEAL-Ausgangswerte und ein sicherer Meldekanal. Für jede Priorität sind eine verantwortliche Person, ein Termin und die von Riverbend benötigte Unterstützung des Geldgebers festgehalten, etwa die Prüfungsgebühr in der nächsten Förderung. Eine Bewertung, die nur Lücken auflistet, ohne ein Budget zu ihrer Schließung vorzusehen, schöpft lediglich Informationen ab.

Die Durchführung Schritt für Schritt

Vereinbaren Sie die Bereiche und Indikatoren mit den Partnern in einem einstündigen Auftaktgespräch. Erklären Sie, welchem Zweck die Bewertung dient und wofür sie nicht verwendet wird.
Selbstbewertung. Das Team des Partners bewertet jeden Indikator und hält die Nachweise fest. Geben Sie ihm eine Woche Zeit; der Aufwand beträgt zwei bis drei Stunden, die besser auf mehrere Gespräche verteilt werden, als von einer Person an einem Abend erledigt zu werden.
Das Bewertungsgespräch. Gehen Sie die Nachweise gemeinsam durch, idealerweise persönlich, in etwa zwei Stunden. Wo Sie unterschiedlicher Meinung sind, halten Sie beide Stufen und die jeweiligen Gründe fest.
Der Plan. Wählen Sie drei Prioritäten, nicht dreißig, und legen Sie fest, welche Unterstützung jede davon benötigt und wer dafür bezahlt.
Wiederholen Sie die Bewertung nach 6 bis 12 Monaten, mit denselben Indikatoren und derselben Skala. Bauen Sie dabei auf dem vorherigen Ergebnis auf, statt mit einem leeren Blatt zu beginnen.

Wo die Tabellenkalkulation an ihre Grenzen stößt

Für einen Partner ist eine Tabellenkalkulation gut geeignet, für fünf noch vertretbar. Darüber hinaus treten immer wieder dieselben Probleme auf:

Versionen. Jeder Partner bearbeitet seine eigene Kopie, benennt eine Spalte um oder fügt ein Tabellenblatt hinzu. Die Dateien zusammenzuführen, wird zu einem eigenen Projekt.
Nachweise liegen anderswo. Die Richtlinie, der Prüfbericht und die Protokolle stecken in E-Mail-Anhängen, ohne Verbindung zu der Einstufung, die sie begründen.
Kein Verlauf. Die Datei des nächsten Jahres überschreibt die des laufenden Jahres. Damit bleibt die entscheidende Frage unbeantwortet: Sind die Partner leistungsfähiger geworden?
Der Partner sieht seine eigene Entwicklung nie. Die Ergebnisse gehen an den Geldgeber und kommen selten in einer Form zurück, die der Partner nutzen kann.
Keine Portfolioübersicht. Alle Partner nebeneinander darzustellen, erfordert Handarbeit. Deshalb geschieht es höchstens einmal im Jahr – wenn überhaupt.

In der Portfolioübersicht zahlt sich eine einheitliche Bewertung aus. Wenn jeder Partner anhand derselben Matrix bewertet wird, ist die Frage „Wo investieren wir als Nächstes?“ keine reine Meinungssache mehr:

Heatmap mit zwölf fiktiven Partnern in sechs Kapazitätsbereichen; fünf der zwölf befinden sich bei MEAL auf Stufe 1 — Darstellung mit Beispieldaten: Fünf von zwölf Partnern befinden sich bei MEAL auf Stufe 1. Ein gemeinsames Coachingprogramm bewirkt daher mehr als zwölf einzelne.

Worauf Sie bei einem Tool zur Bewertung der Partnerkapazitäten achten sollten

Ob Sie es selbst entwickeln oder kaufen: Ein Tool zur Bewertung der Partnerkapazitäten sollte diese acht Punkte abdecken:

Ein Modell, viele Partner. Sie definieren die Bereiche, Stufen und Indikatoren einmal, und jeder Partner arbeitet mit derselben Version.
Selbstbewertung mit Nachweisen. Partner stufen sich selbst ein und hängen das Dokument an oder beschreiben die Vorgehensweise – alles am selben Ort.
Ihre Prüfung. Sie können eine Stufe bestätigen oder eine andere vereinbaren; beide bleiben dokumentiert.
Verlauf. Jede Runde wird gespeichert, und die nächste baut auf der letzten auf.
Eine Portfolioübersicht. Alle Partner nebeneinander, nach Bereichen, ohne Exportieren und Zusammenführen.
Mit den Lücken verknüpfte Pläne. Der nächste Schritt jedes Partners ist mit der angestrebten Stufe verbunden, einschließlich Verantwortlichen und Terminen.
Partner sehen ihre eigenen Ergebnisse. Und sie können diese anderen Geldgebern vorlegen. Damit wird die Verpflichtung des Grand Bargain zum Austausch von Bewertungsinformationen praktisch umgesetzt [1].
Sprachen und Datenschutz. Partner arbeiten in ihrer eigenen Sprache, und der Zugriff richtet sich nach Rollen: Ein Partner sieht niemals die Daten eines anderen Partners.

Partnerkapazitäten in Advancer.World bewerten

Advancer.World entstand aus der digitalen Transformation von Programmen bei Organisationen wie UNICEF und Airbus und basiert auf der Struktur, die dieser Artikel beschreibt. Ein Programm ist eine Matrix: Die Phasen bilden die Reifestufen ab (Im Aufbau, In Entwicklung, Etabliert, Fortgeschritten), die Themen entsprechen den Kapazitätsbereichen, und jede Zelle beschreibt, wie diese Stufe im jeweiligen Bereich aussieht.

Programmgestaltung in Advancer.World: ein Programm für die Kapazitäten lokaler Partner mit vier Phasen, von Im Aufbau bis Fortgeschritten, in den Bereichen Governance, Programme und Personal — Das Programm aus Sicht des gestaltenden Geldgebers: vier Phasen über sechs Kapazitätsbereiche hinweg, wobei jede Zelle die jeweilige Stufe beschreibt.

Die Schritte zwischen den Stufen enthalten die konkreten Aufgaben: Initiativen, Fragebögen, Dokumentenuploads für Nachweise und Unterschriftsanfragen. Sie entscheiden, wie Partner vorankommen: durch Selbstbewertung, automatisch nach Abschluss des vorherigen Schritts oder erst nach Bestätigung durch Ihr Team. Partner melden sich an und sehen, wo sie stehen und was die nächste Stufe von ihnen verlangt – in jeder der 22 Sprachen der Plattform.

Die Partnersicht in Advancer.World: dieselbe Matrix mit der markierten aktuellen Stufe des Partners in jedem Kapazitätsbereich — Was der Partner sieht: seine aktuelle Stufe in jedem Bereich und die Anforderungen der nächsten.

Jeder Fortschritt wird dokumentiert. So beginnt die nächste Runde dort, wo die letzte endete, und die Entwicklung ist bereits sichtbar, wenn Sie Ihrem Vorstand oder Ihren Gebern berichten.

Bewerten Sie gemeinsam mit Partnern, nicht über sie hinweg

Kapazitätsbewertungen haben ein Imageproblem – und das nicht ohne Grund. In der weltweiten Konsultation von Peace Direct zur Dekolonisierung der Hilfe im Jahr 2021 tauchte die Vorstellung, lokalen Organisationen „fehle es an Kapazitäten“, in fast jedem Diskussionsstrang auf. Die Teilnehmenden nannten Due-Diligence-Anforderungen, die lokale Organisationen ausschließen, als eine der Praktiken, die sich ändern müssen [4]. Ein Partner, der für fünf Geldgeber dieselben Fragen beantwortet und nie etwas zurückerhalten hat, hat allen Grund zur Skepsis.

Vier Gewohnheiten machen den Unterschied: Entwickeln Sie die Indikatoren mit den Partnern, nicht für sie; teilen Sie jedes Ergebnis mit dem Partner, der es erarbeitet hat; ermöglichen Sie Partnern, ihre Ergebnisse bei anderen Geldgebern erneut zu verwenden; und bewerten Sie niemals ohne ein Budget für den Plan. Die Bewertung ist der kostengünstige Teil. Die Stärkung ist das eigentliche Ziel.

Häufig gestellte Fragen

Wie oft sollten wir die Kapazitäten unserer Partner bewerten?

Einmal zu Beginn einer Partnerschaft als Ausgangsbasis, danach alle 6 bis 12 Monate. Bei häufigeren Bewertungen verbringen Partner ihre Zeit mit der Berichterstattung; bei selteneren verliert der Plan den Bezug zur Realität.

Wer sollte die Bewertung ausfüllen?

Das Team des Partners selbst, gemeinsam mit der Geschäftsleitung und den Verantwortlichen für Finanzen, Programme und Personal. Anschließend geht die für das Programm zuständige Person aufseiten des Geldgebers die Bewertung mit ihnen durch. Eine Bewertung, die allein der Geldgeber ausfüllt, zeigt Ihnen, was der Geldgeber denkt – nicht, was der Partner weiß.

Sollten die Ergebnisse über die Finanzierung entscheiden?

Nicht unmittelbar. Nutzen Sie die Due-Diligence-Prüfung für Finanzierungs- und Risikoentscheidungen und die Kapazitätsbewertung, um festzulegen, was gestärkt werden soll. Die Verknüpfung der Bewertungen mit Fördermitteln ist der schnellste Weg zu geschönten Ergebnissen.

Können wir die Bereiche und Indikatoren ändern?

Ja, und Sie sollten die Indikatoren an Ihren Sektor und Ihren Kontext anpassen. Behalten Sie die Skala und die Bereiche über alle Partner und Bewertungsrunden hinweg bei, damit die Ergebnisse vergleichbar bleiben.

Ist eine Bewertung der Partnerkapazitäten dasselbe wie eine Bewertung der Organisationskapazitäten?

Die Methode ist dieselbe. Eine „Bewertung der Organisationskapazitäten“ bezeichnet in der Regel die Selbstbewertung einer Organisation. Eine „Bewertung der Partnerkapazitäten“ ist dasselbe Verfahren, das bei den Partnern eines Geldgebers oder Netzwerks durchgeführt wird. Dabei werden Einheitlichkeit und ein Überblick über das gesamte Portfolio wichtig.

Beginnen Sie mit Ihrem nächsten Partner

Sie brauchen kein neues System, um anzufangen. Drucken Sie die Vorlage aus, gehen Sie sie mit einem Partner durch, dem Sie vertrauen, und schauen Sie, welche Erkenntnisse das Gespräch liefert. Wenn Sie zwölf Partner haben und die zweite Bewertungsrunde ansteht, ist es an der Zeit, mit dem Zusammenführen von Tabellen aufzuhören.

Bewerten Sie alle Partner nach demselben Raster – Runde für Runde. Gestalten Sie Ihr Programm zur Kapazitätsentwicklung einmal, laden Sie Ihre Partner ein und sehen Sie, wo jeder einzelne steht. Der Einstieg ist kostenlos.