Zana ya Kutathmini Uwezo wa Washirika: Kufanya Tathmini Bila Lahajedwali

Tathmini ya uwezo wa washirika wanayoweza kuiamini na unayoweza kuirudia: maeneo sita, ngazi nne za ukomavu, kiolezo cha bure chenye mfano uliojazwa, na mambo ya kuzingatia katika zana pale lahajedwali linaposhindwa kumudu mahitaji yanayoongezeka.

João Mourinho 26/10/2026 Dakika 11 za kusoma

Tathmini nyingi za uwezo wa washirika ambazo nimeona zikifanywa kwa lahajedwali huwa na maisha mafupi yanayofanana. Mtu huiandaa kwa uangalifu na kuituma kwa washirika kumi na wawili. Inarudi ikiwa katika matoleo tisa ya faili, inaunganishwa mwishoni mwa wiki, inatoa chati moja yenye rangi kwa ajili ya kikao cha bodi, kisha haifunguliwi tena. Mwaka mmoja baadaye, lahajedwali jipya linaanza kutoka sifuri, na hakuna anayeweza kusema kama uwezo wa washirika umeimarika kweli.

Mara chache tatizo huwa dodoso lenyewe. Tatizo ni mbinu inayolizunguka: unachopima, jinsi unavyokipa kiwango, kinachofanywa na matokeo, na kama unaweza kurudia tathmini mwaka ujao na kuona mabadiliko. Mwongozo huu unakupa tathmini ya uwezo wa washirika unayoweza kuitumia kesho, ikiwa na kiolezo cha bure na mfano uliojazwa, mbinu inayoiendesha, na mambo ya kuzingatia katika zana ya kutathmini uwezo wa washirika pale lahajedwali linaposhindwa kumudu mahitaji yanayoongezeka.

Kwa nini tathmini ya uwezo wa washirika ni muhimu zaidi sasa

Mwaka 2016, wafadhili na mashirika ya misaada yaliyotia saini Grand Bargain yaliahidi kuongeza uwekezaji wa miaka mingi katika uwezo wa kitaasisi wa watoa huduma za mwitikio wa ndani na wa kitaifa, na kuelekeza kwao angalau asilimia 25 ya ufadhili wa kibinadamu “moja kwa moja kadiri iwezekanavyo” kufikia 2020 [1]. Kufadhili mashirika ya ndani moja kwa moja kunamzushia mfadhili swali la msingi: mshirika huyu ana uwezo gani leo, na nini kingeuimarisha?

Makubaliano hayo pia yaliwataka waliotia saini kushirikishana taarifa za tathmini za washirika, ili kuokoa muda na kuepuka kurudia kazi [1]. Ahadi hiyo ya pili haipewi umakini mkubwa, lakini ina umuhimu sawa. Shirika la ndani linalofanya kazi na wafadhili kadhaa bado mara nyingi hujibu dodoso tofauti kwa kila mmoja, kuhusu bodi ileile, hesabu zilezile na sera ileile ya ulinzi dhidi ya madhara. Kila tathmini inayorudiwa huchukua muda kutoka kwenye programu ambazo inakusudiwa kuziimarisha.

Tathmini nzuri ya uwezo wa washirika hufanya mambo matatu ambayo dodoso la mara moja halifanyi: hutumia kipimo kilekile kwa kila mshirika, hutoa mpango badala ya alama, na inaweza kurudiwa ili mabadiliko yaonekane.

Tathmini ya uwezo si uhakiki wa kina

Kabla ya kuchagua kiolezo, elewa vizuri swali unalojibu. Mashirika mengi hufanya shughuli mbili tofauti kwa jina moja.

Uhakiki wa kina na tathmini ya hatari hujibu swali “je, tunaweza kuhamisha fedha kwa mshirika huyu, na kwa udhibiti upi?” Mbinu Iliyooanishwa ya Uhamishaji wa Fedha ya Umoja wa Mataifa ni mfano unaojulikana: tathmini yake ndogo hukagua usimamizi wa fedha wa mshirika mtekelezaji na kuhitimisha kwa kiwango cha hatari, cha chini, cha wastani, kikubwa au cha juu, kinachoamua jinsi fedha zinavyohamishwa na mara ngapi zinakaguliwa [2].
Tathmini ya uwezo hujibu swali “mshirika huyu yuko wapi, na tunapaswa kuimarisha nini pamoja baada ya hapa?” Inahusisha zaidi ya fedha, na matokeo yake ni mpango.

Zote mbili zina nafasi yake. Tatizo ni kuzichanganya. Mshirika akiamini kuwa tathmini ya uwezo inaweza kumnyima ruzuku, atajipa kiwango cha juu na kuficha mapungufu yale yale unayohitaji kuyaona. Zitenganishe, eleza hilo kwa maandishi, na ubora wa majibu utabadilika.

Maeneo sita ya tathmini ya uwezo wa washirika

Mifumo ya tathmini ya uwezo hutofautiana kwa majina na mgawanyo, lakini mingi hushughulikia mambo yaleyale. Kiolezo kilicho hapa chini kinatumia maeneo sita, kila moja likiwa na viashiria vitano:

Maeneo sita ya kiolezo
Eneo	Kinachochunguzwa	Kiashiria
Utawala na uongozi	Nani hufanya maamuzi, kwa namna gani, na nani huwawajibisha	Sera ya mgongano wa maslahi ipo na inatumika
Usimamizi wa fedha	Kama fedha zinapangiwa mipango, kurekodiwa na kudhibitiwa	Malipo yanahitaji watu wawili: mmoja huandaa, mwingine huidhinisha
Usimamizi wa programu	Jinsi miradi inavyopangwa, kuendeshwa na kurekebishwa	Hatari zinatambuliwa na kila moja ina msimamizi
MEAL	Ufuatiliaji, tathmini, uwajibikaji na ujifunzaji	Jamii zinaweza kutoa mrejesho au malalamiko, na kupata jibu
Watu na ulinzi dhidi ya madhara	Jinsi wafanyakazi wanavyoajiriwa na kusaidiwa, na jinsi watu wanavyolindwa	Sera ya ulinzi dhidi ya madhara, mtu wa mawasiliano na njia salama ya kuripoti
Ushirikiano na utetezi	Jinsi shirika linavyofanya kazi na wengine na kuathiri mazingira yake	Zaidi ya mfadhili mmoja, na hakuna anayetoa zaidi ya nusu ya mapato

Vichukulie viashiria kama mwanzo. Shirika la haki za wanawake katika makao makuu ya kaunti na shirikisho la kitaifa la vyama vya wakulima hayapaswi kutathminiwa kwa maneno yanayofanana kabisa. Kubalianeni na washirika kuhusu marekebisho kabla mtu yeyote hajatoa viwango, na dumisheni maeneo na kipimo bila mabadiliko, ili matokeo yaendelee kulinganishwa katika kundi zima la washirika.

Kipimo cha ngazi nne, kinachoelezwa kwa mambo yanayoonekana

Kiolezo hutathmini kila kiashiria kwa ngazi nne: Ya mwanzo (mambo machache yamewekwa, na yanategemea mtu mmoja au wawili), Inayoendelea (misingi ipo kwenye maandishi na hutumika baadhi ya nyakati), Iliyoimarika (imeandikwa, hutumika kwa utaratibu na hukaguliwa) na Ya juu (hupitiwa, huboreshwa na kushirikishwa wengine).

Ngazi nne ni chaguo lililotumika kwa muda mrefu. Jedwali la tathmini ya uwezo lililotengenezwa na McKinsey kwa ajili ya Venture Philanthropy Partners mwaka 2001 pia lilitumia ngazi nne, kuanzia “hitaji la wazi la kuongeza uwezo” hadi “kiwango cha juu cha uwezo kilichopo” [3]. Idadi shufwa ina faida ya vitendo: hakuna kisanduku cha katikati cha kuchagua kwa urahisi ili kukwepa uamuzi. Na kila ngazi inaelezwa kwa jambo unaloweza kuliona, hati, utendaji au mkutano, kamwe si kwa kivumishi kama “nzuri” au “imara”.

Tahadhari moja kutokana na mafunzo yangu ya utafiti wa utendaji: ngazi za ukomavu zinaonyesha mpangilio. Ngazi ya 3 iko juu ya 2, lakini si “moja zaidi” ya 2, na mshirika mwenye 2, 2, 2 hayuko katika hali sawa na mwenye 1, 2, 3. Kwa hiyo usikokotoe wastani wa ngazi katika maeneo mbalimbali ili kupata alama moja kwa kila mshirika. Angalia wasifu, na unapoangalia kundi zima la washirika, hesabu: ni washirika wangapi bado wako ngazi ya 1 katika kila eneo. Idadi hiyo itakuonyesha pa kuwekeza.

Kiolezo cha tathmini ya uwezo wa washirika (pakua bila malipo)

Kiolezo kina kurasa nne za A4: taarifa za mshirika, jinsi ya kukitumia na kipimo (ukurasa wa 1), maeneo sita pamoja na viashiria, ngazi na ushahidi wake (kurasa za 2 na 3), na muhtasari, mpango wa kuimarisha uwezo na uthibitisho wa mwisho (ukurasa wa 4).

Ukurasa wa 1 wa kiolezo kisichojazwa cha tathmini ya uwezo wa washirika: taarifa za mshirika, hatua tano za kukitumia, kipimo cha ngazi nne za ukomavu na maeneo sita — Ukurasa wa 1 wa kiolezo: anayetathminiwa, jinsi ya kufanya tathmini, kipimo na maeneo sita.

Pakua kiolezo cha tathmini ya uwezo wa washirika (PDF, kurasa 4). Kichapishe, au nakili maeneo na viashiria kwenye fomu yako mwenyewe.

Unatathmini washirika zaidi ya wachache? Katika Advancer.World maeneo sita na ngazi nne yanakuwa jedwali moja ambalo kila mshirika analifanyia kazi: kujitathmini, ushahidi, mapitio yako na hatua zinazofuata katika sehemu moja, huku historia ikihifadhiwa kwa awamu inayofuata. Kuanza ni bure.

Jisajili sasa

Mfano: tathmini ya uwezo wa mshirika iliyojazwa

Hiki ndicho kiolezo hicho hicho kilichojazwa kwa ajili ya Riverbend Women's Forum, shirika la kubuniwa katika Kaunti ya Kisumu, Kenya, wakati wa tathmini yake ya awali mnamo Oktoba 2026.

Mfano uliojazwa, ukurasa wa 2: utawala, usimamizi wa fedha na usimamizi wa programu vimetathminiwa kwa shirika la wanawake la kubuniwa, pamoja na ushahidi kwa kila kiashiria — Ukurasa wa 2 wa mfano: kila kiwango kina ushahidi wake pembeni.

Pakua mfano uliojazwa (PDF, kurasa 4). Maamuzi matatu yanafanya uwe na manufaa:

Kila kiwango kina ushahidi wake. “Saini mbili kwa malipo yanayozidi USD 500 pekee” inaeleza ngazi ya 2 katika udhibiti wa malipo vizuri zaidi kuliko sehemu yoyote ya maoni.
Tofauti za maoni zinaendelea kuonekana. Riverbend ilijipa ngazi ya 3 katika usimamizi wa fedha; baada ya mapitio, ngazi iliyokubaliwa ni 2, kwa sababu hesabu zake hazijawahi kufanyiwa ukaguzi kamili wa nje. Namba zote mbili zipo kwenye ukurasa wa 4. Kuficha ngazi ya kujitathmini kungewafundisha washirika kwamba mtazamo wao wenyewe hauna maana.
Vipaumbele vitatu, kila kimoja kikiwa na msaada kinachohitaji. Ukaguzi wa hesabu, taarifa za msingi za MEAL na njia salama ya kuripoti. Kila kimoja kina msimamizi, tarehe na kile ambacho Riverbend inahitaji kutoka kwa mfadhili, kama vile gharama ya ukaguzi katika ruzuku inayofuata. Tathmini inayoorodhesha mapungufu tu, bila bajeti ya kuyatatua, ni zoezi la kukusanya taarifa bila kurudisha manufaa.

Jinsi ya kuifanya, hatua kwa hatua

Kubalianeni kuhusu maeneo na viashiria na washirika, katika mkutano wa kuanza wa saa moja. Eleza tathmini inalenga nini, na haitatumika kwa madhumuni gani.
Kujitathmini. Timu ya mshirika inatoa kiwango kwa kila kiashiria na kuandika ushahidi. Wape wiki moja; inahitaji saa mbili au tatu za muda wao, ambazo ni bora zitumike katika mazungumzo kadhaa kuliko mtu mmoja kufanya yote jioni moja.
Mazungumzo ya mapitio. Pitieni ushahidi pamoja, ikiwezekana mkikutana ana kwa ana, kwa takribani saa mbili. Mnapotofautiana, andikeni ngazi zote mbili na sababu zake.
Mpango. Chagueni vipaumbele vitatu, si thelathini, na amueni kila kimoja kinahitaji msaada gani na nani atagharamia.
Tathminini tena baada ya miezi 6 hadi 12, kwa viashiria vilevile na kipimo kilekile, mkianzia kwenye matokeo ya awali badala ya ukurasa mtupu.

Lahajedwali linaposhindwa kukidhi mahitaji

Lahajedwali linafaa kwa mshirika mmoja na linavumilika kwa watano. Zaidi ya hapo, mambo yaleyale hushindikana kila mara:

Matoleo. Kila mshirika huhariri nakala yake mwenyewe, hubadili jina la safu wima au huongeza kichupo, na kuunganisha faili kunakuwa mradi wenyewe.
Ushahidi uko kwingine. Sera, ukaguzi wa hesabu na kumbukumbu za mikutano ziko katika viambatisho vya barua pepe, zikiwa hazijaunganishwa na kiwango zinachokithibitisha.
Hakuna historia. Faili ya mwaka ujao huchukua nafasi ya ya mwaka huu, hivyo swali moja muhimu, je, uwezo wao umeimarika, halina jibu.
Mshirika haoni kamwe mwenendo wake mwenyewe. Matokeo hupelekwa kwa mfadhili na mara chache hurudi katika muundo ambao mshirika anaweza kuutumia.
Hakuna mwonekano wa kundi zima la washirika. Kuwaona washirika wote pamoja kunahitaji kuandaa mwonekano huo kwa mkono, hivyo hufanyika mara moja kwa mwaka, kama hufanyika kabisa.

Mwonekano wa kundi zima la washirika ndio unaoonyesha thamani ya tathmini yenye utaratibu unaofanana. Kila mshirika anapotathminiwa kwa jedwali lilelile, swali “tuwekeze wapi baada ya hapa?” halitegemei tena maoni:

Ramani ya rangi ya washirika kumi na wawili wa kubuniwa katika maeneo sita ya uwezo; watano kati ya hao kumi na wawili wako ngazi ya 1 katika MEAL — Kielelezo chenye data za mfano: washirika watano kati ya kumi na wawili wako ngazi ya 1 katika MEAL, hivyo programu moja ya pamoja ya mwongozo ina manufaa zaidi kuliko programu kumi na mbili tofauti.

Mambo ya kuzingatia katika zana ya kutathmini uwezo wa washirika

Iwe unaitengeneza mwenyewe au unainunua, zana ya kutathmini uwezo wa washirika inapaswa kuzingatia mambo haya manane:

Mfumo mmoja, washirika wengi. Unabuni maeneo, ngazi na viashiria mara moja, na kila mshirika anatumia toleo lilelile.
Kujitathmini kwa ushahidi. Washirika hujipa viwango na kuambatisha hati au kueleza utendaji, katika sehemu ileile.
Mapitio yako. Unaweza kuthibitisha ngazi au kukubaliana kuhusu nyingine, na zote mbili zinaendelea kuhifadhiwa.
Historia. Kila awamu huhifadhiwa, na inayofuata huanzia kwenye iliyopita.
Mwonekano wa kundi zima la washirika. Washirika wote pamoja, kwa kila eneo, bila kuhamisha data na kuziunganisha.
Mipango iliyounganishwa na mapungufu. Hatua inayofuata kwa kila mshirika inaunganishwa na ngazi anayolenga kufikia, pamoja na wasimamizi na tarehe.
Washirika wanaona matokeo yao wenyewe. Na wanaweza kuyaonyesha kwa wafadhili wengine, jambo linalotekeleza ahadi ya Grand Bargain ya kushirikishana taarifa za tathmini [1].
Lugha na ulinzi wa data. Washirika hufanya kazi kwa lugha yao wenyewe, na ufikiaji hutegemea majukumu: mshirika haoni kamwe data za mshirika mwingine.

Kufanya tathmini za uwezo wa washirika katika Advancer.World

Advancer.World ilizaliwa kutokana na mageuzi ya kidijitali ya programu katika mashirika kama UNICEF na Airbus, na imejengwa kwa muundo unaoelezwa katika makala hii. Programu ni jedwali: hatua ni ngazi za ukomavu (Ya mwanzo, Inayoendelea, Iliyoimarika, Ya juu), mada ni maeneo ya uwezo, na kila kisanduku kinaeleza ngazi hiyo inakuwaje katika eneo hilo.

Ubunifu wa programu katika Advancer.World: Programu ya Uwezo wa Washirika wa Ndani yenye hatua nne, kuanzia Ya mwanzo hadi Ya juu, katika utawala, programu na watu — Programu kama inavyobuniwa na mfadhili: hatua nne katika maeneo sita ya uwezo, kila kisanduku kikieleza ngazi hiyo inakuwaje.

Hatua kati ya ngazi ndizo hubeba kazi: mipango ya utekelezaji, dodoso, upakiaji wa hati za ushahidi, na maombi ya saini. Unachagua jinsi washirika wanavyosonga mbele: kwa kujitathmini, kiotomatiki hatua iliyotangulia inapokamilika, au baada tu ya timu yako kuthibitisha. Washirika huingia na kuona walipo na kile ambacho ngazi inayofuata inawahitaji kufanya, katika lugha yoyote kati ya lugha 22 za jukwaa.

Mwonekano wa mshirika katika Advancer.World: jedwali lilelile lenye alama zinazoonyesha ngazi ya sasa ya mshirika katika kila eneo la uwezo — Kile anachoona mshirika: ngazi yake ya sasa katika kila eneo, na kile kinachohitajika katika ngazi inayofuata.

Kila hatua ya maendeleo hurekodiwa, hivyo awamu inayofuata huanzia pale iliyopita ilipoishia, na mwenendo unakuwa tayari unapowasilisha ripoti kwa bodi yako au wafadhili wako.

Fanyeni tathmini pamoja na washirika, si kuwafanyia tu

Tathmini za uwezo zina sifa mbaya, na kuna sababu za msingi. Katika mashauriano ya kimataifa ya Peace Direct ya 2021 kuhusu kuondoa mifumo ya kikoloni katika misaada, dhana kwamba mashirika ya ndani “hayana uwezo” ilijitokeza katika karibu kila mjadala, na washiriki walitaja masharti ya uhakiki wa kina yanayoyatenga mashirika ya ndani miongoni mwa desturi zinazopaswa kubadilishwa [4]. Mshirika aliyejibu maswali yaleyale kwa wafadhili watano, bila kuona manufaa yoyote yakirudi, ana kila sababu ya kuwa na mashaka.

Mazoea manne huleta tofauti: buni viashiria pamoja na washirika, si kwa niaba yao; shiriki kila matokeo na mshirika aliyeyaandaa; ruhusu washirika kutumia tena matokeo yao kwa wafadhili wengine; na usifanye kamwe tathmini bila bajeti ya kutekeleza mpango. Tathmini ndiyo sehemu yenye gharama ndogo. Kuimarisha uwezo ndilo lengo.

Maswali yanayoulizwa mara kwa mara

Tunapaswa kutathmini uwezo wa washirika mara ngapi?

Mara moja mwanzoni mwa ushirikiano ili kuweka hali ya msingi, kisha kila baada ya miezi 6 hadi 12. Mkitathmini mara nyingi zaidi, washirika watatumia muda wao kutoa ripoti; mkitathmini mara chache zaidi, mpango utapoteza uhusiano wake na hali halisi.

Nani anapaswa kujaza tathmini?

Timu ya mshirika mwenyewe, huku mkurugenzi na watu wanaohusika na fedha, programu na rasilimali watu wakishiriki. Kisha afisa wa programu wa mfadhili anaipitia pamoja nao. Tathmini inayojazwa na mfadhili peke yake inakuambia anachofikiri mfadhili, si anachojua mshirika.

Je, matokeo yanapaswa kuamua ufadhili?

Si moja kwa moja. Tumia uchunguzi wa kina kufanya maamuzi kuhusu ufadhili na hatari, na tathmini ya uwezo kuamua nini cha kuimarisha. Kuunganisha alama na ruzuku ndiyo njia ya haraka zaidi ya kupata alama zilizoongezwa kuliko hali halisi.

Je, tunaweza kubadilisha maeneo na viashiria?

Ndiyo, na mnapaswa kurekebisha viashiria viendane na sekta na mazingira yenu. Dumisheni kipimo na maeneo yaleyale kwa washirika wote na katika awamu zote, ili matokeo yaendelee kulinganishwa.

Je, tathmini ya uwezo wa mshirika ni sawa na tathmini ya uwezo wa shirika?

Mbinu ni ileile. "Tathmini ya uwezo wa shirika" kwa kawaida humaanisha shirika kujitathmini lenyewe; "tathmini ya uwezo wa mshirika" ni zoezi hilohilo linalofanywa kwa washirika wa mfadhili au mtandao, ambapo uthabiti na mtazamo wa jumla wa washirika wote huanza kuwa muhimu.

Anza na mshirika wako anayefuata

Huhitaji mfumo mpya ili kuanza. Chapisha kiolezo, kitumie na mshirika mmoja unayemwamini, na uone mazungumzo hayo yanakuletea nini. Unapokuwa na washirika kumi na wawili na awamu ya pili inakaribia, huo ndio wakati wa kuacha kuunganisha lahajedwali.

Tumia jedwali lilelile la tathmini kwa kila mshirika, awamu baada ya awamu. Buni programu yako ya kuimarisha uwezo mara moja, waalike washirika wako, na uone kila mmoja amefikia wapi. Kuanza ni bure.