Es la semana previa a la reunión de la junta y el director hace una pregunta sencilla: ¿cuántas de nuestras 46 organizaciones miembro tienen una persona de referencia para la protección? La respuesta está en una hoja de cálculo. Dos compañeros abren dos copias y obtienen cifras distintas; un tercero recuerda actualizaciones que llegaron por correo electrónico y nunca se incorporaron al archivo. Para el jueves, tienes una cifra en la que confías, más o menos.
Normalmente, esa es la semana en que alguien empieza a buscar una alternativa a las hojas de cálculo para gestionar aliados. Antes de hacerlo, conviene evaluar la situación con imparcialidad, porque Excel no falló: le pidieron que hiciera un trabajo para el que nunca se diseñó. Aquí tienes 12 señales de que un programa de aliados ha superado su hoja de cálculo, cómo detectar cada una y cuánto cuesta, una evaluación gratuita de 12 puntos con guía de puntuación y qué debes buscar si decides cambiar. Para algunos programas, la respuesta honesta es seguir con Excel; la guía te indica cuándo.
Antes, unas palabras en defensa de Excel
Me formé en investigación operativa y le tengo cariño a una hoja de cálculo bien hecha. Para analizar datos, hacer una simulación rápida o preparar un gráfico para un informe de la junta, nada la supera. Raymond Panko, de la Universidad de Hawái, investigador desde hace mucho tiempo de los errores en hojas de cálculo, lo dice claramente: «los programas de hojas de cálculo no son propensos a errores. Las personas sí lo son». [1]
El problema empieza cuando un libro se convierte en el sistema de registro de todo un programa: el único lugar donde consta la situación de 30, 50 o 100 organizaciones; donde trabajan varias personas, se copian datos para enviarlos a los aliados y se vuelven a combinar. Es, a la vez, un trabajo de base de datos, de gestión de flujos de trabajo y de control de acceso. Durante un tiempo, una hoja de cálculo puede imitar las tres cosas. Las 12 señales siguientes, agrupadas en cinco categorías, te indican cuándo deja de funcionar esa imitación.
Datos: el archivo se ha convertido en el sistema
1. Nadie sabe con seguridad cuál es el archivo actualizado
Cómo detectarlo: dos compañeros dan cifras distintas sobre el mismo aliado y las reuniones empiezan con «¿qué versión es esta?». Hay copias en la unidad compartida, en las bandejas de entrada y en los portátiles.
Cuánto cuesta: tomar decisiones con cifras desactualizadas y dedicar horas a conciliarlas. Cuando la gente deja de confiar en el archivo maestro, guarda copias privadas y el problema empeora.
2. La hoja de cálculo se ha convertido en una base de datos
Cómo detectarlo: una pestaña por año, una columna nueva cada trimestre, búsquedas entre pestañas, columnas ocultas que nadie se atreve a borrar y fórmulas que solo una persona sabe explicar.
Cuánto cuesta: errores que no puedes ver. Por celda, la gente comete pocos errores: las investigaciones sobre errores humanos sitúan la tasa aproximadamente entre el 1 % y el 5 % de las celdas. Pero un libro grande tiene miles de celdas, así que es muy probable que haya al menos un total incorrecto. Al revisar celda por celda hojas de cálculo operativas, se encontraron errores en el 94 % de ellas; y en los experimentos, quienes buscaron errores deliberadamente encontraron alrededor del 60 % [1].
3. Se ha sobrescrito la situación del año pasado
Cómo detectarlo: alguien pregunta cuál era la situación de un aliado hace un año y la respuesta requiere rebuscar en una copia antigua del correo electrónico, si es que todavía existe.
Cuánto cuesta: puedes informar de una situación concreta, pero nunca de una trayectoria; y eso es lo que preguntan las juntas y los donantes: ¿han mejorado realmente nuestros aliados? Señalé lo mismo al hablar de cómo realizar evaluaciones de capacidad de los aliados sin hojas de cálculo: cuando el archivo del año siguiente sustituye al de este año, el progreso no deja rastro.
Personas: el equipo trabaja para la hoja de cálculo
4. El seguimiento depende de una sola persona
Cómo detectarlo: «Es su archivo, pregúntale a ella». Cuando la responsable está de permiso, no se actualiza nada y la semana siguiente se dedica a ponerse al día.
Cuánto cuesta: la memoria del programa está en la cabeza de una persona. El día que se marche, también se irán la lógica de las fórmulas y la historia de cada excepción.
5. Actualizar el seguimiento consume el tiempo que debería dedicarse a los aliados
Cómo detectarlo: cada semana se pasan horas copiando respuestas de correos electrónicos a celdas y las reuniones de seguimiento empiezan comprobando que las cifras sean correctas.
Cuánto cuesta: haz el cálculo para tu propio equipo. Dos horas semanales para tres personas equivalen a casi 300 horas al año, unas siete semanas laborales, dedicadas a mantener un archivo en lugar de hablar con los aliados.
Aliados: quienes hacen el trabajo no pueden verlo
6. Los aliados no saben cuál es su situación ni qué viene después
Cómo detectarlo: los aliados preguntan «¿qué necesitáis de nuestra parte?» o esperan a que se lo digan. El seguimiento es tuyo; ellos nunca lo han visto.
Cuánto cuesta: el progreso depende de que tú insistas, en lugar de depender de su propia iniciativa. Un aliado que conoce su situación y el siguiente paso puede planificarse; uno que solo tiene noticias tuyas cuando llega el momento de informar, no.
7. Reclamas a los aliados cosas que ya han enviado
Cómo detectarlo: «Lo envié en marzo». La política, la auditoría o las actas están en algún lugar de una bandeja de entrada, no junto a la situación que respaldan.
Cuánto cuesta: la buena voluntad de los aliados, un recurso que un programa de aliados no puede comprar. Y cuando un donante pide las pruebas que respaldan una situación, nadie puede encontrarlas rápidamente.
8. No puedes mostrar a un aliado sus datos sin mostrar los de todos
Cómo detectarlo: el acceso a una hoja de cálculo se controla por archivo, no por fila; por eso, envías a cada aliado un extracto y vuelves a incorporar sus correcciones a mano.
Cuánto cuesta: con 50 aliados, son 50 archivos enviados y 50 de vuelta; cada uno es una oportunidad de pegar una fila en el lugar equivocado.
Informes: las preguntas sencillas tardan días en responderse
9. La temporada de informes implica semanas de consolidación y comprobaciones
Cómo detectarlo: el informe anual empieza recopilando archivos, no leyéndolos, y los totales cambian entre el primer y el tercer borrador.
Cuánto cuesta: semanas de trabajo del personal en el momento más ajetreado del año y cifras que preferirías no tener que justificar.
10. Responder a preguntas sencillas lleva un día
Cómo detectarlo: a la pregunta «¿cuántos aliados están en la etapa 2 de protección?» responden «te lo confirmo», y la respuesta depende de quién cree la tabla dinámica.
Cuánto cuesta: los responsables dejan de preguntar y las decisiones se toman basándose en impresiones. Si tu programa está creciendo rápidamente, consulta también De 10 a 200 aliados: qué falla primero en un programa de aliados.
Riesgos: errores y copias que no puedes ver
11. Los datos personales viajan en archivos adjuntos
Cómo detectarlo: el seguimiento contiene los nombres, correos electrónicos y números de teléfono de los contactos de los aliados, y hay copias en bandejas de entrada, carpetas de descargas y unidades compartidas que nadie puede contabilizar.
Cuánto cuesta: según el RGPD, los datos personales deben ser exactos y estar actualizados, conservarse durante no más tiempo del necesario y protegerse con medidas técnicas y organizativas adecuadas; además, tu organización es responsable de demostrar que cumple la normativa [2]. Cada copia en una bandeja de entrada es una copia más que hay que corregir, eliminar a tiempo y proteger.
12. Ya se ha incluido una cifra incorrecta en un informe
Cómo detectarlo: un total del informe para la junta no coincidía con el informe para el donante, había un filtro activo al contar o el rango de una fórmula terminaba en la fila 50, aunque el aliado 51 ya se había incorporado.
Cuánto cuesta: credibilidad, porque las hojas de cálculo fallan sin avisar. En octubre de 2020, Public Health England anunció que 15.841 casos positivos de COVID-19 registrados entre el 25 de septiembre y el 2 de octubre no se habían incluido en las cifras diarias publicadas, porque algunos archivos superaban el tamaño máximo que podía procesar el sistema automatizado [3]. La BBC explicó el mecanismo: los resultados de laboratorio se importaban a plantillas de Excel en el antiguo formato XLS; cada una podía contener solo unas 65.000 filas, aproximadamente 1.400 casos, y los casos restantes simplemente se omitieron [4]. Las personas siguieron recibiendo sus resultados; el rastreo de contactos se retrasó [3][4].
También ocurre en los bancos. El grupo de trabajo de JPMorgan Chase sobre las pérdidas de sus operaciones bursátiles en 2012, que ascendían a unos 5.800 millones de dólares a finales de junio de ese año, descubrió que un modelo de riesgo funcionaba con hojas de cálculo de Excel que se completaban copiando y pegando datos de una a otra. Un grupo de revisión había calificado el proceso de «propenso a errores» y «difícil de ampliar», y una fórmula dividía por una suma en lugar de por un promedio, lo que probablemente subestimó la medida de riesgo [5]. El grupo de trabajo atribuyó la responsabilidad principal a los operadores y a su estrategia, no a la hoja de cálculo. Pero subestimar el riesgo sin que nadie se dé cuenta es precisamente el tipo de fallo que solo se detecta cuando ya importa.
Evaluación de 12 puntos: puntúa tu programa
Marca cada señal que se cumpla hoy en tu programa, no las que podrían aparecer el año que viene, y súmalas:
| Puntuación | Qué significa | Qué hacer |
|---|---|---|
| 0 a 3 | Excel está cumpliendo su función. | Sigue con Excel y mantén el archivo ordenado: un único archivo maestro con historial de versiones, una persona responsable y una suplente, listas desplegables en lugar de texto libre y una copia con fecha cada trimestre para conservar el historial. |
| 4 a 6 | Excel está al límite. | Antes de cambiar de herramienta, corrige el proceso: pide a los aliados que envíen sus actualizaciones mediante un único formulario, en lugar de usar sus propias copias, y documenta la estructura del programa (etapas, temas y lo que se pide en cada paso). Planifica el cambio antes del próximo ciclo anual. |
| 7 a 9 | Ya lo has superado. | Cambia el sistema de registro antes de que termine el próximo ciclo. Empieza por la situación actual y los asuntos pendientes de cada aliado, dales a todos acceso a sus propios datos y conserva Excel para el análisis. |
| 10 a 12 | Ya te está costando. | Es probable que ya se estén produciendo errores y que se esté haciendo perder el tiempo a los aliados. Congela la estructura de la hoja de cálculo, designa a una persona responsable, contrasta las cifras de tu último informe con sus fuentes y planifica ya el cambio. |
Una salvedad: si tienes menos de 10 aliados y una sola persona coordinadora, interpreta tu puntuación como si estuviera en la categoría inmediatamente inferior. Un programa pequeño con una persona responsable cuidadosa puede funcionar con una hoja de cálculo durante años.
Descarga la evaluación de 12 puntos (PDF, 2 páginas). También hay un ejemplo cumplimentado (PDF, 2 páginas) de una federación ficticia con 46 organizaciones miembro nacionales, que obtiene una puntuación de 8.
¿Has obtenido 7 puntos o más? En Advancer.World, tu programa se convierte en una única cuadrícula en la que trabajan todos tus aliados: cada aliado inicia sesión, ve su propia situación y lo que se le pide en la siguiente etapa, y sube las pruebas donde corresponde. Cada avance queda registrado, así que el historial está disponible cuando lo solicite la junta. Es gratis empezar y los aliados nunca pagan.
Qué debe ofrecer una alternativa a las hojas de cálculo para gestionar aliados
Si decides sustituir Excel para gestionar el programa, no busques funciones sin más: compara cada herramienta con las señales que te llevaron a plantearte el cambio. Una buena alternativa debe:
- Mantener un único registro activo por aliado, sin copias que enviar y volver a combinar. Señales 1, 8 y 9.
- Representar tu programa, no una tabla: etapas, temas y lo que se pide en cada paso, para que la situación sea una posición y no el contenido de una celda de texto libre. Señales 2, 10 y 12.
- Conservar el historial automáticamente, para que el año que viene parta de este. Señal 3.
- Ser del equipo, no de una persona, con funciones y acceso compartido. Señales 4 y 5.
- Permitir que los aliados inicien sesión y vean sus propios datos, y solo los suyos, con información sobre el siguiente paso y un lugar donde enviar pruebas. Señales 6, 7 y 8.
- Responder a las preguntas a partir de los mismos datos y permitir exportarlos a Excel para que el equipo haga los análisis que ya conoce. Señales 9 y 10.
- Tratar correctamente los datos personales: acceso según la función, sin archivos adjuntos en tránsito y con información clara sobre dónde se almacenan los datos. Señal 11.
- No costarles nada a los aliados. Si tienen que pagar por una herramienta o dedicar semanas a aprender a usarla, no todos la utilizarán.
Gestionar el programa en Advancer.World
Advancer.World nació de la transformación digital de programas en organizaciones como UNICEF y Airbus, y está diseñado en torno a la estructura que muchas hojas de cálculo de aliados intentan imitar. Un programa es una cuadrícula: las etapas en un eje, los temas en el otro y cada celda describe cómo es ese nivel. El trabajo se lleva a cabo en los pasos entre celdas: iniciativas, encuestas, solicitudes de carga de documentos y solicitudes de firma electrónica.
Los aliados reciben una invitación por correo electrónico, inician sesión y ven su propia situación y lo que se les pide en la siguiente etapa; nunca ven los datos de otros aliados y nunca pagan. Cada programa establece cómo avanzan los aliados: mediante una autoevaluación, automáticamente al completar el paso anterior o cuando lo confirma el equipo, como en la federación del ejemplo. Los KPIs se registran para cada aliado y las instantáneas diarias conservan el historial, por lo que puedes consultar las tendencias sin tener que consolidar datos. La plataforma funciona en 22 idiomas y los informes se pueden generar como archivos de Excel para analizarlos o como informes de Word redactados por IA con gráficos. En los planes Gold y Enterprise, la API REST y el servidor MCP pueden indicar a tus propios sistemas, o a Claude y ChatGPT, cómo se distribuyen los aliados entre las distintas etapas.
Preguntas frecuentes
¿Cuántos aliados son demasiados para una hoja de cálculo?
No hay una cifra mágica. Una persona coordinadora meticulosa puede gestionar 40 aliados con un libro bien diseñado, mientras que un equipo de cinco puede perder el control de 12. Cuenta las señales, no los aliados: importa más quién actualiza el archivo que cuántas filas tiene.
¿No basta con compartir la hoja de cálculo en SharePoint o Google Sheets?
Editar un mismo archivo compartido resuelve la señal 1 y ayuda con la señal 3, porque estas herramientas conservan un historial de versiones. Pero no resuelve las señales relacionadas con los aliados: cualquiera que pueda abrir el archivo ve todas las filas, así que sigues sin poder ofrecer a 50 organizaciones acceso únicamente a sus propios datos; además, las pruebas siguen llegando por correo electrónico.
¿Tenemos que migrar años de historial?
No. Empieza por la situación actual de cada aliado y por los asuntos que todavía están pendientes, y conserva los archivos antiguos como un archivo de consulta de solo lectura para cuando alguien pregunte por 2022. A partir del día del cambio, el historial se construye automáticamente. Si prefieres no hacerlo tú, Mourinho Solutions ofrece un servicio de migración.
Conserva Excel, cambia su función
Si has obtenido entre 0 y 3 puntos, cierra esta pestaña y vuelve a tu hoja de cálculo con la conciencia tranquila. Si has obtenido más, recuerda que el problema no es la herramienta, sino la función que desempeña. Como director de Innovación en SISTRADE, donde trabajaba con software ERP y de fabricación, vi en las fábricas el mismo patrón que ahora veo en las redes de aliados: la hoja de cálculo rara vez falla el primer día. Falla cuando demasiadas personas dependen de ella.
Traslada el registro maestro y reserva Excel para el análisis. Advancer.World ofrece a cada aliado un único lugar donde consultar su situación y enviar lo que se le solicita, y a tu equipo, el registro actualizado y los informes de Excel basados en los mismos datos. Empieza gratis.
Referencias
- Raymond R. Panko, "What We Don't Know About Spreadsheet Errors Today: The Facts, Why We Don't Believe Them, and What We Need to Do", Proceedings of the EuSpRIG 2015 Conference "Spreadsheet Risk Management", European Spreadsheet Risks Interest Group, 2015, https://arxiv.org/abs/1602.02601 (consultado en octubre de 2026).
- European Commission, "Principles of the GDPR", https://commission.europa.eu/law/law-topic/data-protection/information-business-and-organisations/principles-gdpr_en (consultado en octubre de 2026).
- Public Health England, "PHE statement on delayed reporting of COVID-19 cases", 4 de octubre de 2020, https://www.gov.uk/government/news/phe-statement-on-delayed-reporting-of-covid-19-cases (consultado en octubre de 2026).
- Leo Kelion, BBC News, "Excel: Why using Microsoft's tool caused Covid-19 results to be lost", 5 de octubre de 2020, https://www.bbc.co.uk/news/technology-54423988 (consultado en octubre de 2026).
- JPMorgan Chase & Co., "Report of JPMorgan Chase & Co. Management Task Force Regarding 2012 CIO Losses", 16 de enero de 2013, copia archivada: https://web.archive.org/web/20131231135201/http://files.shareholder.com/downloads/ONE/2272984969x0x628656/4cb574a0-0bf5-4728-9582-625e4519b5ab/Task_Force_Report.pdf (consultado en octubre de 2026).
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