Während meiner Jahre bei UNICEF begegnete ich Advocacy-Teams, die ihre Programme in- und auswendig kannten und trotzdem tagelang arbeiten mussten, um eine grundlegende Frage zur Bewertung des Fortschritts ihrer Partner zu beantworten: Wo steht jeder Partner gerade? Die Antwort lag in den Posteingängen. Eine E-Mail an jeden Partner, eine Erinnerung, ein Anruf bei denen, die nicht geantwortet hatten, eine Tabelle, aktualisiert von der Person, die gerade einen freien Nachmittag hatte. Wenn Sie schon einmal eine Betreffzeile mit „(3. Erinnerung)“ geschrieben haben, kennen Sie das Muster. Als die Tabelle vollständig war, waren die ersten Antworten bereits veraltet, und das Team hatte tagelang nachgehakt, statt sich für seine Anliegen einzusetzen.
Niemand plant das so. Es passiert, wenn ein Programm mehr Partner hat, als das Team Stunden zur Verfügung hat – aber es muss nicht so laufen. Es gibt drei Wege, den Stand Ihrer Partner zu kennen: Lassen Sie die Partner sich selbst einschätzen, lassen Sie sie durch erledigte Aufgaben automatisch vorankommen oder lassen Sie Ihr Team nach Prüfung der Nachweise den jeweiligen Stand festlegen. Jeder Weg ist in bestimmten Situationen richtig und in anderen falsch. Dieser Artikel erklärt, warum die Frage für MEAL wichtig ist, was jeder Weg bietet und kostet und wie Sie sich entscheiden – mit einer kostenlosen zweiseitigen Entscheidungshilfe und einem ausgefüllten Beispiel aus einem Programm für kinderfreundliche Kommunen.
Warum es für MEAL wichtig ist, den Stand Ihrer Partner zu kennen
Der Leitfaden des IFRC für Monitoring und Evaluation definiert Monitoring als „die routinemäßige Erhebung und Analyse von Informationen, um den Fortschritt anhand festgelegter Pläne zu verfolgen“ [1]. Außerdem heißt es, dass Monitoring Teams dabei hilft, Trends zu erkennen, ihre Strategien anzupassen und Entscheidungen zu treffen. In einem Partnerprogramm ist der Plan der Weg, den jeder Partner zurücklegt: die Stufen vom Ausgangspunkt bis zum angestrebten Ziel des Programms. Die aktuelle Position eines Partners auf diesem Weg ist Monitoring-Datum – und wahrscheinlich die wichtigste Art von Daten, über die Sie verfügen.
Wenn die Positionen aktuell sind, wird der Rest von MEAL einfacher:
- Monitoring. Sie sehen, wer Fortschritte macht, wer feststeckt und wer sich nicht mehr meldet – solange noch Zeit zum Unterstützen ist.
- Evaluation. Über einen längeren Zeitraum erfasste Positionen bilden Ihre Ausgangslage und Ihren Trend. Sie müssen diese nicht aus alten E-Mails rekonstruieren.
- Rechenschaftspflicht. Vorstand und Geldgeber erhalten ein Bild, das Sie nachvollziehbar begründen können, und die Partner wissen, wo sie stehen.
- Lernen. Wenn die meisten Partner auf derselben Stufe ins Stocken geraten, liegt das Problem wahrscheinlich bei der Stufe und nicht bei den Partnern. Dieses Muster erkennen Sie nur, wenn alle Positionen auf einen Blick vorliegen.
Der entscheidende Punkt ist das Wort routinemäßig. Eine Position, die einmal im Jahr per E-Mail erhoben wird, ist kein Monitoring. Sie ist Vergangenheit. Wie Sie den Fortschritt bewerten, bestimmt, wie routinemäßig das geschehen kann – und wer dafür wie viele Stunden aufwendet.
1. Selbsteinschätzung: Die Partner stufen sich selbst ein
Beim ersten Weg lesen die Partner, wie die einzelnen Stufen in jedem Themenbereich aussehen, und sagen sinngemäß: „Hier stehen wir.“ Ihr Team prüft das Ergebnis, statt die Informationen selbst einzuholen.
Die Vorteile sind real. Ihr Team muss nicht mehr hinterhertelefonieren und gewinnt Zeit für die Arbeit, bei der es gebraucht wird: Beratung, Advocacy und die Unterstützung von Partnern, die Schwierigkeiten haben. Der Partner übernimmt Verantwortung für seine Position, und die eigene Einstufung regt bereits zur Reflexion über die eigene Praxis an. Ryans und Decis Selbstbestimmungstheorie benennt drei grundlegende psychologische Bedürfnisse – Kompetenz, Autonomie und Verbundenheit – und zeigt, dass Menschen stärker intrinsisch motiviert sind, wenn diese erfüllt werden [2]. Das Vertrauen, den eigenen Fortschritt beurteilen zu dürfen, spricht die ersten beiden Bedürfnisse an. Die Selbsteinschätzung funktioniert am besten bei reflektierten, erfahrenen Partnern und hilft anderen, sich dahin zu entwickeln.
Die Grenzen sind ebenso real. Wenn Sie schon einmal den Abschnitt zu Ihren Kompetenzen in einem Lebenslauf ausgefüllt haben, wissen Sie, worum es geht. Zell und Krizan fassten 22 Metaanalysen dazu zusammen, wie gut Menschen ihre eigenen Fähigkeiten einschätzen: Die mittlere Korrelation zwischen der Selbsteinschätzung und der tatsächlichen Leistung betrug .29 – ein moderater Zusammenhang [3]. Organisationen bestehen aus Menschen und Anreizen: Wenn die Finanzierung von der Stufe abhängt, schätzen manche Partner sich großzügig ein. Und wo Bescheidenheit als Tugend gilt, stufen andere sich um eine Stufe zu niedrig ein.
Gestalten Sie die Selbsteinschätzung daher so, dass sie ehrliche Antworten begünstigt. Beschreiben Sie jede Stufe anhand konkreter, beobachtbarer Merkmale („Ein Kinderrat kommt vierteljährlich zusammen“) statt mit einem Adjektiv („starke Beteiligung“). Bitten Sie bei den wichtigen Schritten um Nachweise. Und besprechen Sie die Positionen einmal im Jahr mit jedem Partner: Das Gespräch ist wertvoller als die Bewertung.
2. Automatisch: Die erledigte Arbeit bringt den Partner voran
Beim zweiten Weg entscheidet niemand. Jeder Schritt zwischen zwei Stufen umfasst Aufgaben: Initiativen mit ihrem Fortschritt, auszufüllende Umfragen und zu unterzeichnende Dokumente. Sobald die Aufgaben eines Schritts erledigt sind, rückt der Partner im betreffenden Themenbereich automatisch in die nächste Stufe auf. Ihr Team muss nicht nachhaken, der Partner muss nicht warten und niemand muss über die Einstufung diskutieren, denn für alle gilt dieselbe Regel.
Das entlastet beide Teams zugleich und gibt den Partnern eine besonders klare Antwort auf die Frage „Was müssen wir tun, um weiterzukommen?“: diese Liste abarbeiten. Dieser Weg eignet sich für Programme mit einem konkreten Entwicklungspfad: einen Plan genehmigen, eine Schulung durchführen, eine Richtlinie unterzeichnen.
Das Risiko liegt in der Checkliste selbst. Der automatische Aufstieg ist nur so gut wie die Aufgaben, die Sie den einzelnen Schritten zuordnen. Setzen Sie „an einem Webinar teilnehmen“ als Voraussetzung für den Aufstieg zu „Fortgeschritten“, werden Sie bald viele fortgeschrittene Partner mit einer hervorragenden Teilnahmequote haben. Halten Sie die Schritte überschaubar und verknüpfen Sie sie mit Aufgaben, die tatsächliche Veränderungen belegen. Achten Sie auf Partner, die seit Monaten nicht vorangekommen sind: Vielleicht brauchen sie Unterstützung, oder der Schritt ist schlecht konzipiert.
3. Einstufung durch Ihr Team: Ihr Team legt jede Position fest
Beim dritten Weg senden die Partner Berichte und Nachweise, die Ihr Team prüft, um anschließend die jeweilige Position festzulegen. Dieses Modell ist am strengsten und, wenn es gut umgesetzt wird, am gründlichsten: Dieselben Personen wenden bei allen Partnern denselben Maßstab an, sodass die Positionen im gesamten Programm vergleichbar sind.
Dieser Weg ist die richtige Wahl, wenn ein Aufstieg Konsequenzen hat: etwa für die Finanzierung, ein Zertifikat oder eine öffentliche Anerkennung. Eine Position, die sich ein Partner selbst gegeben hat, überzeugt niemanden außerhalb des Raums – egal, wie ehrlich sie gemeint war. Eine Medaille, die man sich selbst anheftet, beeindruckt selten jemanden. Wenn eine Stufe Türen öffnet, sollte jemand anderes als der Partner über den Aufstieg entscheiden.
Der Aufwand liegt bei Ihrem Team. Jede Prüfung kostet Stunden, die Partner warten auf Ihre Entscheidung, und mit einem kleinen Team und einem großen Programm landen Sie wieder bei den Posteingängen aus dem ersten Absatz. Drei Gewohnheiten sorgen für Fairness und zügige Abläufe: Legen Sie fest, welche Nachweise für jede Stufe erforderlich sind, prüfen Sie nach einem festen Zeitplan (zum Beispiel nach jedem Quartalsbericht) und ermöglichen Sie den Partnern, eine erneute Prüfung zu beantragen, wenn sie glauben, Fortschritte gemacht zu haben.
Die drei Wege im Vergleich
| Selbsteinschätzung | Automatisch | Einstufung durch Ihr Team | |
|---|---|---|---|
| Wer stuft den Partner ein? | Der Partner | Die erledigte Arbeit | Ihr Team |
| Aufwand für Ihr Team | Gering: Prüfung und ein Gespräch pro Jahr | Am geringsten: Schritte einmal gut konzipieren | Hoch: eine Prüfung pro Partner und Schritt |
| Aufwand für den Partner | Reflektieren und entscheiden | Die Aufgaben erledigen und dokumentieren | Nachweise einreichen und auf Ihre Rückmeldung warten |
| Was dadurch gefördert wird | Eigenverantwortung und Reflexion | Ein klarer, gemeinsamer Entwicklungspfad | Gründlichkeit und Vergleichbarkeit |
| Hauptrisiko | Zu großzügige oder zu bescheidene Einschätzung | Häkchen setzen, ohne echte Veränderungen zu bewirken | Ihr Team wird zum Engpass |
| Am besten geeignet, wenn | Das Vertrauen groß und die Partner erfahren sind | Die Schritte konkret und überprüfbar sind | Ein Aufstieg den Zugang zu Geld oder Anerkennung eröffnet |
Fortschritt von Partnern bewerten: Kultur, Vertrauen und das Programm
Es gibt keinen allgemein besten Weg, sondern nur den besten Weg für ein bestimmtes Programm, eine bestimmte Partnergruppe und einen bestimmten Zeitpunkt. Drei Faktoren sind entscheidend.
Kultur. Das Modell von Geert Hofstede beschreibt nationale Kulturen anhand von sechs Dimensionen. Eine davon, die Machtdistanz, beschreibt, inwieweit Menschen mit weniger Macht in Organisationen akzeptieren und erwarten, dass Macht ungleich verteilt ist [4]. Bei einer hohen Machtdistanz erwarten Partner möglicherweise, dass der Geldgeber entscheidet, und die Selbsteinstufung auf einer fortgeschrittenen Stufe kann unangemessen wirken. Bei einer niedrigen Machtdistanz kann es bevormundend wirken, wenn der Geldgeber die Einstufung vornimmt. Hofstede selbst warnt jedoch davor, Länderwerte als individuelle Einstellungen zu interpretieren [4]. Ein Länderwert sagt nichts Sicheres über die Person auf der anderen Seite des Tisches aus. Fragen Sie also nach, statt etwas vorauszusetzen.
Vertrauen. Das Trust-Based Philanthropy Project zählt die Vereinfachung und Straffung des Verwaltungsaufwands zu seinen sechs Praktiken, denn „gemeinnützige Organisationen verbringen unverhältnismäßig viel Zeit mit an Geldgebern ausgerichteten Anträgen und Berichten“ [5]. Selbsteinschätzung und automatischer Aufstieg setzen Vertrauen in die Praxis um: Sie verlangen nicht mehr von den Partnern, jeden Schritt nachzuweisen. Eine Einstufung durch Ihr Team ist jedoch kein Zeichen von Misstrauen. Bei neuen Partnern kann sie die faire Lösung sein – wenn Sie erklären, warum Sie so vorgehen und wann Sie die Entscheidung überprüfen. Vertrauen wächst, und die Vorgehensweise kann sich mitentwickeln.
Das Programm selbst. Was geschieht, wenn ein Partner eine Stufe aufsteigt? Wie konkret sind die Aufgaben zwischen den Stufen? Für wie viele Partner ist jede Person in Ihrem Team zuständig? Und was sollen die Partner lernen: ihre eigene Entwicklung zu reflektieren, einem festgelegten Entwicklungspfad zu folgen oder einen Standard zu erfüllen? Die folgende Entscheidungshilfe unterstützt Sie dabei, Ihre Antworten festzuhalten.
Die Entscheidung ist nicht endgültig. Ein Programm kann damit beginnen, dass das Team die Positionen festlegt, und diese Aufgabe später den Partnern übertragen, sobald die Stufen gut bekannt sind. Partnergruppen mit unterschiedlichen Bedürfnissen, etwa langjährige Mitglieder und Neuzugänge, können als getrennte Programme denselben Entwicklungspfad nutzen.
Kostenlose Entscheidungshilfe: So wählen Sie die passende Methode zur Bewertung des Fortschritts Ihrer Partner
Die Entscheidungshilfe umfasst zwei A4-Seiten. Seite 1 stellt die drei Wege und fünf Fragen zur Auswahl vor. Seite 2 enthält das Arbeitsblatt: Bewerten Sie Ihr Programm anhand von sechs Faktoren, halten Sie die Entscheidung fest (wer die Positionen prüft, wie oft dies geschieht und wann Sie die Entscheidung überprüfen) und achten Sie auf Anzeichen dafür, dass es Zeit für einen Wechsel ist.
Laden Sie die Entscheidungshilfe zur Bewertung des Fortschritts Ihrer Partner herunter (PDF, 2 Seiten). Füllen Sie Seite 2 gemeinsam mit Ihrem Team aus: Der Austausch ist der wertvolle Teil.
Wählen Sie eine Methode und hören Sie auf, hinterherzuhaken. In Advancer.World hat jedes Programm eine eigene Einstellung für den Aufstieg durch die Statusstufen: Partner schätzen sich selbst ein, erledigte Aufgaben bringen sie voran oder Ihr Team legt jede Position fest. Partner sehen, wo sie stehen und was die nächste Stufe erfordert, und Sie sehen alle Partner in einer Übersicht. Der Einstieg ist kostenlos.
Beispiel: ein Programm für kinderfreundliche Kommunen
Das ausgefüllte Beispiel zeigt ein fiktives Nationalkomitee, das ein Programm für kinderfreundliche Kommunen mit acht Kommunen durchführt: fünf Stufen von Engagement bis Auszeichnung, verteilt auf drei Themenbereiche.
Laden Sie das ausgefüllte Beispiel herunter (PDF, 2 Seiten). Drei Punkte sind besonders wichtig:
- Ein Faktor kann ausschlaggebend sein. Die Anerkennung hängt von den Stufen ab, deshalb legt das Team die Positionen selbst fest. Dieser eine Faktor hätte bereits genügt.
- Nicht alle Faktoren weisen in dieselbe Richtung. Die Aufgaben zwischen den Stufen sind konkret (ein genehmigter Plan, ein eingerichteter Haushaltsposten). Das spricht für den automatischen Aufstieg. Das Programm möchte außerdem, dass die Kommunen Verantwortung für ihre Entwicklung übernehmen, was für die Selbsteinschätzung spricht. Wenn Sie das schriftlich festhalten, wird der Überprüfungstermin sinnvoll.
- Für die Entscheidung ist ein Überprüfungstermin vorgesehen. Oktober 2027, nach den ersten Auszeichnungen – dann kennt das Team die Kommunen und die Stufen wesentlich besser.
Den Fortschritt in Advancer.World festlegen
Advancer.World entstand aus der digitalen Transformation von Programmen bei Organisationen wie UNICEF und Airbus. Die Frage, wie Partner vorankommen, ist in jedem Programm fest verankert. Die entsprechende Einstellung finden Sie unter Design > Programmeinstellungen > Statusfortschritt. Es gibt drei Optionen: Selbsteinschätzung durch Partner, Automatisch nach Abschluss des vorherigen Übergangs und Wir legen den Status manuell fest.
Was sich in der Praxis ändert:
- Selbsteinschätzung. Partner öffnen einen Status in ihrem Raster und wählen „Hier stehen wir“ – am Computer oder auf dem Smartphone. Wenn ein Partner seinen Status ändert, erhält Ihr Team eine Benachrichtigung in der App.
- Automatisch. Ein Partner wechselt den Status, sobald jede Initiative des Schritts zu 100 % abgeschlossen ist, alle erforderlichen Fragen in jeder Umfrage beantwortet und alle Signaturanfragen unterzeichnet wurden. Hochgeladene Dokumente und KPI-Werte werden als Nachweise erfasst, führen für sich genommen aber nicht zu einem Statuswechsel. Wenn Sie ein laufendes Programm auf automatische Fortschritte umstellen, wird der Status jedes Partners anhand der bereits geleisteten Arbeit neu berechnet.
- Von Ihnen festgelegt. Ihr Team ruft eine Vorschau des Programms in der Partneransicht auf, tippt auf einen Status und wählt „Als aktuellen Status festlegen“. Die zuständigen Personen beim Partner werden benachrichtigt. Im Raster wird ihnen mitgeteilt, dass der Programmanbieter ihren Status nach Prüfung ihrer Fortschritte aktualisiert.
Unabhängig von der Vorgehensweise sehen Partner ihre eigene Position und die Anforderungen der nächsten Stufe in einer von 22 Sprachen – niemals jedoch die Daten anderer Partner. Tägliche Momentaufnahmen speichern den Verlauf für Ihre Auswertung. Die Ansicht „Wie läuft das Programm heute?“ zeigt, wie viele Partner in den letzten 30 Tagen vorangekommen oder zurückgefallen sind und bei wem Handlungsbedarf besteht. Wenn Sie den Entwicklungspfad noch gestalten, beginnen Sie mit dem Aufbau eines Reifegradmodells. Informationen zu den Fragen, die Partner bei ihrer Selbsteinschätzung beantworten, finden Sie im Tool zur organisatorischen Selbsteinschätzung.
FAQ
Was ist die Bewertung der Fortschritte von Partnern?
Damit wird erfasst, wo jeder Partner auf seinem Entwicklungspfad steht: die erreichte Stufe zu jedem Thema, dokumentiert, damit sich Veränderungen im Zeitverlauf vergleichen lassen. Sie bildet den Ausgangspunkt für jeden Bericht, jede Überprüfung und jede Bewertung.
Können wir die Selbsteinschätzung mit einer eigenen Überprüfung kombinieren?
Ja. Partner schätzen ihre Position im Laufe des Jahres selbst ein, und Ihr Team bespricht sie einmal jährlich mit jedem Partner. Dabei werden Nachweise zu den wichtigsten Schritten herangezogen. Wenn die Positionen künftig Auswirkungen auf Fördermittel oder Anerkennungen haben, sollten Sie in Betracht ziehen, sie selbst festzulegen.
Eignet sich die Selbsteinschätzung auch für Umfelder mit ausgeprägten Hierarchien?
Ja, wenn Sie einen sicheren Rahmen schaffen: Erklären Sie, warum Sie danach fragen, beschreiben Sie die Stufen anhand beobachtbarer Fakten statt mit Lob und zeigen Sie, dass eine niedrigere Position Unterstützung und keine Sanktionen nach sich zieht. Manche Partner werden dennoch zunächst bevorzugen, dass Sie die Entscheidung treffen. Das ist ein guter Ausgangspunkt.
Wie oft sollten die Positionen der Partner aktualisiert werden?
Bei automatischem Fortschritt laufend, sobald die Arbeit erledigt ist. Bei der Selbsteinschätzung immer dann, wenn sich die Situation eines Partners ändert, ergänzt durch ein Gespräch einmal jährlich. Wenn Ihr Team die Positionen festlegt, nach jedem regelmäßigen Bericht, häufig vierteljährlich. Positionen, die älter als sechs Monate sind, sagen nur wenig aus.
Beginnen Sie mit der Frage, nicht mit dem Tool
Bevor Sie sich für eine Vorgehensweise entscheiden, fragen Sie sich, was der Aufstieg in eine höhere Stufe in Ihrem Programm bedeuten soll und wer feststellen können sollte, dass er erfolgt ist. Die Antwort weist meist auf eine der drei Vorgehensweisen hin. Nutzen Sie anschließend die Zeit, die Sie bisher mit Nachfassen verbracht haben, für die Partner, die Sie brauchen.
Wissen Sie, wo jeder Partner steht – ganz ohne E-Mails. Gestalten Sie Ihr Programm einmal, laden Sie Ihre Partner ein, legen Sie fest, wie sie vorankommen, und sehen Sie die Position jedes Partners zu jedem Thema samt Verlauf. Für Partner ist die Nutzung kostenlos. Sie können kostenlos starten.
Quellen
- International Federation of Red Cross and Red Crescent Societies (IFRC), „Project/programme monitoring and evaluation (M&E) guide“, Genf, 2011, https://www.ifrc.org/sites/default/files/2021-09/IFRC-ME-Guide-8-2011.pdf (abgerufen im November 2026).
- R. M. Ryan and E. L. Deci, „Self-Determination Theory and the Facilitation of Intrinsic Motivation, Social Development, and Well-Being“, American Psychologist 55(1), 68-78, 2000, https://selfdeterminationtheory.org/SDT/documents/2000_RyanDeci_SDT.pdf (abgerufen im November 2026).
- E. Zell and Z. Krizan, „Do People Have Insight Into Their Abilities? A Metasynthesis“, Perspectives on Psychological Science 9(2), 111-125, 2014, https://www.psychologicalscience.org/journals/perspectives/1745691613518075/ (abgerufen im November 2026).
- G. Hofstede, „Dimensionalizing Cultures: The Hofstede Model in Context“, Online Readings in Psychology and Culture 2(1), 2011, https://scholarworks.gvsu.edu/orpc/vol2/iss1/8/ (abgerufen im November 2026).
- Trust-Based Philanthropy Project, „Practices for trust-based philanthropy“, https://www.trustbasedphilanthropy.org/practices (abgerufen im November 2026).
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