C’est la semaine précédant la réunion du conseil d’administration, et la directrice pose une question simple : parmi nos 46 organisations membres, combien ont désigné un référent pour la protection des personnes ? La réponse se trouve dans un tableur. Deux collègues ouvrent deux copies et obtiennent deux chiffres différents ; une troisième se souvient de mises à jour reçues par e-mail qui n’ont jamais été intégrées au fichier. Le jeudi, vous avez un chiffre auquel vous faites relativement confiance.
C’est généralement cette semaine-là que quelqu’un commence à chercher une alternative aux tableurs pour la gestion des partenaires. Avant de vous lancer, faisons un constat juste : Excel n’a pas échoué ici, on lui a demandé de faire un travail pour lequel il n’a jamais été conçu. Voici 12 signes qu’un programme partenaires a dépassé le stade du tableur, comment repérer chacun d’eux et ce qu’il vous coûte, un bilan gratuit en 12 points avec un guide de score et les critères à prendre en compte si vous changez d’outil. Pour certains programmes, la réponse honnête est de continuer avec Excel, et le guide vous indique dans quels cas.
Commençons par défendre Excel
J’ai été formé à la recherche opérationnelle et j’ai un faible pour les tableurs bien conçus. Pour l’analyse, une simulation rapide ou le graphique d’un document destiné au conseil d’administration, rien ne les égale. Raymond Panko, de l’Université d’Hawaï, chercheur de longue date sur les erreurs dans les tableurs, le dit simplement : « les logiciels de tableur ne sont pas sujets aux erreurs. Les gens, eux, le sont. » [1]
Le problème commence lorsqu’un seul classeur devient le système de référence de tout un programme : le seul endroit où se trouvent les informations sur 30, 50 ou 100 organisations, mis à jour par plusieurs personnes, transmis aux partenaires puis consolidés à nouveau. C’est à la fois un travail de base de données, de gestion de flux de travail et de gestion des accès. Un tableur peut imiter ces trois fonctions pendant un temps. Les 12 signes ci-dessous, répartis en cinq groupes, vous indiquent quand l’imitation ne fonctionne plus.
Données : le fichier est devenu le système
1. Personne ne sait avec certitude quel fichier est à jour
Comment vous le remarquez : deux collègues citent des chiffres différents pour le même partenaire, et les réunions commencent par « de quelle version s’agit-il ? ». Des copies se trouvent sur le lecteur partagé, dans les boîtes de réception et sur les ordinateurs portables.
Ce que cela vous coûte : des décisions fondées sur des chiffres obsolètes et des heures passées à les rapprocher. Dès que les gens ne font plus confiance au fichier de référence, ils conservent leurs propres copies, et la situation empire.
2. Le tableur s’est transformé en base de données
Comment vous le remarquez : un onglet par année, une colonne ajoutée chaque trimestre, des recherches entre les onglets, des colonnes masquées que personne n’ose supprimer et des formules qu’une seule personne sait expliquer.
Ce que cela vous coûte : des erreurs invisibles. Cellule par cellule, les gens font peu d’erreurs : les études sur les erreurs humaines estiment qu’elles concernent environ 1 % à 5 % des cellules. Mais un grand classeur contient des milliers de cellules, ce qui rend très probable la présence d’au moins un total erroné. Lorsqu’on a examiné des tableurs opérationnels cellule par cellule, des erreurs ont été repérées dans 94 % d’entre eux ; lors d’expériences, les personnes chargées de rechercher des erreurs en ont détecté environ 60 % [1].
3. Le statut de l’an dernier a été écrasé
Comment vous le remarquez : quelqu’un demande où en était un partenaire il y a un an, et il faut retrouver une ancienne copie dans les e-mails, si elle existe encore.
Ce que cela vous coûte : vous pouvez communiquer une situation, mais pas son évolution. Or les conseils d’administration et les bailleurs de fonds veulent connaître cette évolution : nos partenaires ont-ils réellement renforcé leurs capacités ? J’ai déjà soulevé le même point à propos de la réalisation d’évaluations des capacités des partenaires sans tableurs : lorsque le fichier de l’année suivante remplace celui de cette année, aucune trace des progrès ne subsiste.
Équipe : le travail s’organise autour du tableur
4. Le suivi dépend d’une seule personne
Comment vous le remarquez : « C’est son fichier, demandez-lui. » Quand la personne responsable est en congé, rien n’est mis à jour, et la semaine suivante est consacrée à rattraper le retard.
Ce que cela vous coûte : la mémoire du programme tient dans une seule tête. Le jour où cette personne part, la logique des formules et l’historique de chaque exception disparaissent avec elle.
5. La mise à jour du suivi vous prend le temps consacré aux partenaires
Comment vous le remarquez : chaque semaine, des heures sont consacrées à copier les réponses des e-mails dans des cellules, et les réunions de suivi commencent par vérifier l’exactitude des chiffres.
Ce que cela vous coûte : faites le calcul pour votre équipe. Deux heures par semaine pour trois personnes, c’est près de 300 heures par an, soit environ sept semaines de travail, consacrées à la maintenance d’un fichier plutôt qu’aux échanges avec les partenaires.
Partenaires : les personnes qui font le travail ne peuvent pas le voir
6. Les partenaires ne savent pas où ils en sont ni quelle est la prochaine étape
Comment vous le remarquez : les partenaires demandent « qu’attendez-vous de nous ? » ou attendent qu’on leur dise quoi faire. Le suivi est à vous ; ils ne l’ont jamais vu.
Ce que cela vous coûte : les progrès dépendent de vos relances plutôt que de leur propre initiative. Un partenaire qui connaît sa situation et la prochaine étape peut s’y préparer ; un partenaire qui n’entend parler de vous qu’au moment du rapport ne le peut pas.
7. Vous relancez les partenaires pour des éléments qu’ils ont déjà envoyés
Comment vous le remarquez : « Je vous ai envoyé ça en mars. » La politique, l’audit ou le compte rendu se trouve quelque part dans une boîte de réception, et non à côté du statut qu’il vient étayer.
Ce que cela vous coûte : la confiance des partenaires, une ressource qu’un programme partenaires ne peut pas acheter. Et lorsqu’un bailleur de fonds demande les éléments justifiant un statut, personne ne les retrouve rapidement.
8. Vous ne pouvez pas présenter le dossier d’un partenaire sans montrer celui de tous les autres
Comment vous le remarquez : dans un tableur, les accès s’appliquent au fichier entier et non à chaque ligne ; vous envoyez donc un extrait à chaque partenaire et vous réintégrez ses corrections manuellement.
Ce que cela vous coûte : avec 50 partenaires, cela représente 50 fichiers envoyés et 50 fichiers reçus, chacun pouvant entraîner le collage d’une ligne au mauvais endroit.
Rapports : répondre à des questions simples prend des jours
9. La période des rapports implique des semaines de consolidation et de vérification
Comment vous le remarquez : le rapport annuel commence par la collecte des fichiers, pas par leur lecture, et les totaux changent entre la première et la troisième version.
Ce que cela vous coûte : des semaines de travail au moment le plus chargé de l’année et des chiffres que vous préféreriez ne pas avoir à justifier.
10. Répondre à des questions simples prend une journée
Comment vous le remarquez : la question « Combien de partenaires sont au niveau 2 en matière de protection ? » suscite un « je reviens vers vous », et la réponse dépend de la personne qui crée le tableau croisé dynamique.
Ce que cela vous coûte : les responsables cessent de poser des questions et les décisions reposent sur des impressions. Si votre programme se développe rapidement, consultez aussi De 10 à 200 partenaires : qu’est-ce qui cède en premier dans un programme partenaires ?.
Risques : des erreurs et des copies que vous ne voyez pas
11. Les données personnelles circulent en pièces jointes
Comment vous le remarquez : le suivi contient les noms, adresses e-mail et numéros de téléphone des contacts des partenaires, et des copies se trouvent dans des boîtes de réception, des dossiers de téléchargement et des lecteurs partagés dont personne ne peut faire le compte.
Ce que cela vous coûte : au titre du RGPD, les données personnelles doivent être exactes et à jour, conservées pendant une durée n’excédant pas celle qui est nécessaire et protégées par des mesures techniques et organisationnelles appropriées ; votre organisation doit pouvoir démontrer qu’elle respecte ces obligations [2]. Chaque copie dans une boîte de réception est une copie de plus à corriger, à supprimer dans les délais et à protéger.
12. Un chiffre erroné figure déjà dans un rapport
Comment vous le remarquez : un total dans le document du conseil d’administration ne correspondait pas au rapport destiné au bailleur de fonds, un filtre était resté activé avant le décompte, ou la plage d’une formule s’arrêtait à la ligne 50 alors que le partenaire 51 avait rejoint le programme.
Ce que cela vous coûte : votre crédibilité, car les erreurs des tableurs passent souvent inaperçues. En octobre 2020, Public Health England a annoncé que 15 841 cas positifs de COVID-19 recensés entre le 25 septembre et le 2 octobre n’avaient pas été inclus dans les chiffres quotidiens publiés, car certains fichiers dépassaient la taille maximale que le processus automatisé pouvait traiter [3]. La BBC a expliqué le mécanisme : les résultats des laboratoires étaient importés dans des modèles Excel au format XLS ancien, chacun pouvant contenir environ 65 000 lignes, soit quelque 1 400 cas, et les cas supplémentaires étaient tout simplement omis [4]. Les personnes concernées ont bien reçu leurs résultats ; le traçage des contacts a été retardé [3][4].
Les banques sont elles aussi concernées. La commission spéciale de JPMorgan Chase chargée d’examiner les pertes liées aux transactions de 2012, qui s’élevaient à environ 5,8 milliards de dollars à la fin juin de cette année-là, a constaté qu’un modèle de risque reposait sur des tableurs Excel alimentés par des copier-coller successifs. Un groupe d’examen avait qualifié le processus de « sujet aux erreurs » et « difficile à faire évoluer », et une formule divisait par une somme plutôt que par une moyenne, ce qui a probablement sous-estimé la mesure du risque [5]. La commission a attribué la responsabilité principale aux traders et à leur stratégie, et non au tableur. Mais une sous-estimation du risque qui passe inaperçue est précisément le type d’erreur que personne ne remarque avant qu’elle n’ait des conséquences.
Le bilan en 12 points : évaluez votre programme
Cochez chaque signe qui correspond à votre programme aujourd’hui, et non à ce qui pourrait arriver l’année prochaine, puis faites le total :
| Score | Ce que cela signifie | Mesure à prendre |
|---|---|---|
| 0 à 3 | Excel fait son travail. | Continuez avec Excel et gardez votre fichier bien organisé : un seul fichier de référence avec historique des versions, une personne responsable et une personne remplaçante, des listes déroulantes plutôt que du texte libre, et une copie datée chaque trimestre pour préserver l’historique. |
| 4 à 6 | Excel commence à montrer ses limites. | Améliorez le processus avant de changer d’outil : demandez aux partenaires d’envoyer leurs mises à jour par un formulaire unique plutôt que dans leurs propres copies, et consignez la structure du programme (niveaux, thèmes, attentes pour chaque étape). Préparez la transition avant votre prochain cycle annuel. |
| 7 à 9 | Vous avez dépassé les limites d’Excel. | Changez de système de référence au cours du prochain cycle. Commencez par la situation actuelle de chaque partenaire et les éléments en attente, donnez à chaque partenaire accès à son propre dossier et gardez Excel pour l’analyse. |
| 10 à 12 | Excel vous coûte déjà cher. | Des erreurs se produisent probablement déjà et vous faites perdre du temps aux partenaires. Figez la structure du tableur, désignez une personne responsable, vérifiez les chiffres de votre dernier rapport par rapport à leurs sources et préparez la transition dès maintenant. |
Une nuance : si vous avez moins de 10 partenaires et une seule personne chargée de la coordination, interprétez votre score dans la catégorie inférieure ; un petit programme bien géré peut fonctionner sur un tableur pendant des années.
Télécharger le bilan en 12 points (PDF, 2 pages). Vous trouverez également un exemple rempli (PDF, 2 pages), consacré à une fédération fictive de 46 membres nationaux qui obtient un score de 8.
Votre score est de 7 ou plus ? Dans Advancer.World, votre programme devient une grille unique sur laquelle travaillent tous vos partenaires : chacun se connecte, voit sa propre situation et les attentes du niveau suivant, puis dépose ses justificatifs à l’endroit prévu. Chaque progression est enregistrée, vous disposez donc de l’historique lorsque votre conseil d’administration vous le demande. L’inscription est gratuite et les partenaires ne paient jamais.
Ce qu’une alternative aux tableurs pour la gestion des partenaires doit offrir
Si vous décidez de remplacer Excel pour gérer votre programme, ne choisissez pas votre outil en fonction de ses fonctionnalités : évaluez-le au regard des signes qui vous ont décidé à changer. Une bonne alternative doit :
- Conserver un seul dossier actif par partenaire, sans copies à envoyer puis à consolider. Signes 1, 8 et 9.
- Modéliser votre programme, et pas seulement un tableau : niveaux, thèmes et attentes pour chaque étape, afin qu’un statut corresponde à une position et non à une cellule de texte libre. Signes 2, 10 et 12.
- Conserver l’historique automatiquement, pour que l’année prochaine commence là où celle-ci s’est arrêtée. Signe 3.
- Être un outil d’équipe, et non celui d’une seule personne, avec des rôles et des accès partagés. Signes 4 et 5.
- Permettre aux partenaires de se connecter et de consulter leur propre dossier, et uniquement le leur, de voir la prochaine étape et de transmettre des justificatifs. Signes 6, 7 et 8.
- Répondre aux questions à partir des mêmes données, et permettre l’export vers Excel pour les analyses que votre équipe maîtrise déjà. Signes 9 et 10.
- Traiter correctement les données personnelles : accès par rôle, aucune pièce jointe en circulation, indication claire du lieu de stockage des données. Signe 11.
- Ne rien coûter aux partenaires. Un outil payant ou qui demande des semaines d’apprentissage ne sera pas utilisé par tous.
Gérer le programme dans Advancer.World
Advancer.World est né de la transformation numérique de programmes menés par des organisations telles que UNICEF et Airbus. Il est conçu autour de la structure que la plupart des tableurs de gestion des partenaires tentent d’imiter. Un programme se présente sous forme de grille : les niveaux sur un axe, les thèmes sur l’autre, et chaque cellule décrit ce à quoi correspond ce niveau. Les étapes entre les cellules structurent le travail : initiatives, enquêtes, demandes de dépôt de documents et demandes de signature électronique.
Les partenaires sont invités par e-mail, se connectent et voient leur propre situation ainsi que les attentes du niveau suivant ; ils ne voient jamais les données d’un autre partenaire et ne paient jamais. Chaque programme définit les modalités de progression des partenaires : par autoévaluation, automatiquement lorsque l’étape précédente est terminée, ou après confirmation de votre équipe, comme dans l’exemple de la fédération ci-dessus. Les KPI sont enregistrés pour chaque partenaire, et des instantanés quotidiens conservent l’historique, ce qui permet de suivre les tendances sans aucune consolidation manuelle. La plateforme est disponible en 22 langues. Les Rapports sont exportés sous forme de fichiers Excel pour vos analyses, ou de rapports Word rédigés par l’IA et accompagnés de graphiques. Avec les offres Gold et Enterprise, le REST API et le serveur MCP peuvent indiquer à vos propres systèmes, ou à Claude et ChatGPT, comment les partenaires se répartissent entre les niveaux.
FAQ
À partir de combien de partenaires un tableur ne suffit-il plus ?
Il n’y a pas de chiffre magique. Une personne chargée de la coordination et rigoureuse peut gérer 40 partenaires dans un classeur bien conçu, tandis qu’une équipe de cinq personnes peut perdre le contrôle de 12 partenaires. Comptez les signes, pas les partenaires : les personnes qui mettent le fichier à jour comptent davantage que le nombre de lignes.
Ne peut-on pas simplement partager le tableur dans SharePoint ou Google Sheets ?
La coédition d’un même fichier partagé résout le signe 1 et aide pour le signe 3, car ces outils conservent l’historique des versions. Elle ne résout pas les problèmes liés aux partenaires : toute personne pouvant ouvrir le fichier voit toutes les lignes. Vous ne pouvez donc toujours pas donner à 50 organisations accès à leur seul dossier, et les justificatifs continuent d’arriver par e-mail.
Devons-nous migrer plusieurs années d’historique ?
Non. Commencez par la situation actuelle de chaque partenaire et les éléments que vous attendez encore, puis conservez les anciens fichiers dans une archive en lecture seule pour répondre aux rares questions sur 2022. Dès le jour de la transition, l’historique se constitue automatiquement. Si vous préférez ne pas vous en charger vous-même, Mourinho Solutions propose un service de migration.
Gardez Excel, changez son rôle
Si vous avez obtenu entre 0 et 3, fermez cet onglet et retournez à votre tableur l’esprit tranquille. Si votre score est supérieur, rappelez-vous que le problème ne vient pas de l’outil, mais du rôle qu’on lui confie. En tant que directeur de l’innovation chez SISTRADE, où je travaillais sur des logiciels ERP et de fabrication, j’ai observé le même phénomène dans les usines que je constate aujourd’hui dans les réseaux de partenaires : le tableur ne pose généralement pas de problème dès le premier jour. Il finit par céder lorsque trop de personnes en dépendent.
Transférez la gestion du registre de référence, gardez Excel pour l’analyse. Advancer.World offre à chaque partenaire un espace unique pour consulter sa situation et transmettre les éléments demandés, et met à la disposition de votre équipe le registre à jour et des rapports Excel fondés sur les mêmes données. Gratuit pour commencer.
Références
- Raymond R. Panko, « Ce que nous ignorons aujourd’hui des erreurs dans les tableurs : les faits, pourquoi nous n’y croyons pas et ce que nous devons faire », actes de la conférence EuSpRIG 2015 « Gestion des risques liés aux tableurs », European Spreadsheet Risks Interest Group, 2015, https://arxiv.org/abs/1602.02601 (consulté en octobre 2026).
- Commission européenne, « Les principes du RGPD », https://commission.europa.eu/law/law-topic/data-protection/information-business-and-organisations/principles-gdpr_en (consulté en octobre 2026).
- Public Health England, « Déclaration de PHE sur le retard dans la communication des cas de COVID-19 », 4 octobre 2020, https://www.gov.uk/government/news/phe-statement-on-delayed-reporting-of-covid-19-cases (consulté en octobre 2026).
- Leo Kelion, BBC News, « Excel : pourquoi l’utilisation de l’outil de Microsoft a entraîné la perte de résultats liés à la COVID-19 », 5 octobre 2020, https://www.bbc.co.uk/news/technology-54423988 (consulté en octobre 2026).
- JPMorgan Chase & Co., « Rapport du groupe de travail de la direction de JPMorgan Chase & Co. concernant les pertes de 2012 de la direction des systèmes d’information », 16 janvier 2013, copie archivée : https://web.archive.org/web/20131231135201/http://files.shareholder.com/downloads/ONE/2272984969x0x628656/4cb574a0-0bf5-4728-9582-625e4519b5ab/Task_Force_Report.pdf (consulté en octobre 2026).
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