Tathmini ya Maendeleo ya Washirika: Njia Tatu za Kujua Washirika Wako Wako Wapi

Kujua kila mshirika wako amefikia wapi hakupaswi kuchukua wiki ya barua pepe na simu. Washirika wanaweza kujitathmini, kazi wanazokamilisha zinaweza kuwapeleka mbele kiotomatiki, au timu yako inaweza kuamua. Haya ndiyo manufaa ya kila njia, pamoja na mwongozo wa bure wa kukusaidia kuchagua.

João Mourinho 12/11/2026 Dakika 12 za kusoma

Katika miaka yangu niliyofanya kazi UNICEF, nilikutana na timu za utetezi zilizofahamu mipango yao kwa undani, lakini bado zilihitaji siku kadhaa za kazi kujibu swali la msingi kabisa kuhusu tathmini ya maendeleo ya washirika: kila mshirika yuko wapi kwa sasa? Jibu lilikuwa kwenye vikasha vya barua pepe. Barua pepe kwa kila mshirika, ujumbe wa kukumbusha, simu kwa wale ambao hawakujibu, na lahajedwali lililosasishwa na yeyote aliyepata alasiri iliyo wazi. Ikiwa umewahi kuandika mada ya barua pepe inayoishia na “(ukumbusho wa 3)”, unajua ninachomaanisha. Kufikia wakati jedwali lilipokamilika, majibu ya kwanza yalikuwa yamepitwa na wakati, na timu ilikuwa imetumia siku kufuatilia badala ya kufanya utetezi.

Hakuna anayepanga mambo yawe hivyo. Hali hiyo hutokea programu inapokuwa na washirika wengi kuliko muda wa timu, lakini si lazima iwe hivyo. Kuna njia tatu za kujua washirika wako wako wapi: waache washirika wajitathmini, kazi wanazokamilisha ziwasogeze mbele kiotomatiki, au timu yako iamue nafasi ya kila mmoja baada ya kupitia ushahidi. Kila njia inafaa katika hali fulani na haifai katika nyingine. Makala haya yanaeleza kwa nini swali hili ni muhimu kwa MEAL, manufaa na gharama za kila njia, na jinsi ya kuchagua. Pia yanajumuisha mwongozo wa kurasa mbili wa bure na mfano uliojazwa kutoka kwenye programu ya manispaa inayowafaa watoto.

Kwa nini kujua washirika wako wako wapi ni muhimu kwa MEAL

Mwongozo wa ufuatiliaji na tathmini wa IFRC unafafanua ufuatiliaji kuwa “ukusanyaji na uchambuzi wa taarifa wa mara kwa mara ili kufuatilia maendeleo ikilinganishwa na mipango iliyowekwa” [1]. Unaongeza kuwa ufuatiliaji husaidia timu kubaini mielekeo, kurekebisha mikakati na kufanya maamuzi. Katika programu ya washirika, mpango ni njia ambayo kila mshirika hufuata: hatua kuanzia alipoanzia hadi anapokusudiwa kufika katika programu. Nafasi ya sasa ya mshirika kwenye njia hiyo ni data ya ufuatiliaji, na huenda ndiyo data muhimu zaidi uliyo nayo.

Nafasi zinapokuwa za sasa, mambo mengine ya MEAL huwa rahisi zaidi:

Ufuatiliaji. Unaona nani amepiga hatua, nani amekwama na nani amenyamaza, wakati bado kuna nafasi ya kusaidia.
Tathmini. Nafasi zilizorekodiwa kwa muda zinakuwa msingi na mwelekeo wa mabadiliko, badala ya taarifa unazopaswa kuunda upya kutokana na barua pepe za zamani.
Uwajibikaji. Bodi na wafadhili wako wanapata picha unayoweza kuitetea, na washirika wanajua walipo.
Kujifunza. Washirika wengi wanapokwama katika hatua moja, huenda tatizo likawa hatua yenyewe, si washirika. Unaweza kuona muundo huo tu pale nafasi za kila mtu zinapokuwa kwenye ukurasa mmoja.

Changamoto iko kwenye neno mara kwa mara. Nafasi inayokusanywa kwa barua pepe mara moja kwa mwaka si ufuatiliaji. Ni historia. Njia unayotumia kutathmini maendeleo huamua ni kwa utaratibu gani unaweza kufanya hivyo, na ni nani anayelipa kwa muda wake.

1. Kujitathmini: washirika hujiwekea nafasi

Katika njia ya kwanza, mshirika husoma maelezo ya kila hatua katika kila mada na kusema, kwa maana, “hapa ndipo tulipo.” Timu yako hupitia matokeo badala ya kuyakusanya.

Manufaa yake ni ya kweli. Timu yako huacha kufuatilia na kupata muda wa kufanya kazi zinazouhitaji: kutoa ushauri, kufanya utetezi na kumsaidia mshirika anayepata changamoto. Mshirika anamiliki nafasi yake, na kujiwekea nafasi tayari ni njia ya kutafakari utendaji wake. Nadharia ya motisha ya ndani ya Ryan na Deci inataja mahitaji matatu ya msingi ya kisaikolojia—uwezo, uhuru na kuhusiana na wengine—na kubaini kuwa watu huhamasika zaidi wanapoyapata [2]. Kuaminiwa kutathmini maendeleo yako mwenyewe kunahusu mahitaji mawili ya kwanza. Kujitathmini hufanya kazi vizuri zaidi kwa washirika wanaojiamini na waliokomaa, na huwasaidia wengine kufikia hali hiyo.

Advancer.World, mtazamo wa manispaa yenyewe kuhusu programu ya manispaa inayowafaa watoto: hatua tano kuanzia Kujitolea hadi Kutambuliwa, mada ndogo sita chini ya mada kuu tatu, na hali yake ya sasa imewekewa tiki kwenye kila mada ndogo — Mtazamo wa manispaa yenyewe kuhusu programu (data ya mfano, manispaa ya kubuni): maelezo ya kila hatua katika kila mada, na nafasi iliyojiwekea.

Kikomo chake ni halisi vilevile. Ikiwa umewahi kujaza sehemu ya ujuzi kwenye wasifu, tayari unajua jambo hili. Zell na Krizan walikusanya pamoja uchanganuzi-tathmini 22 kuhusu kama watu wanajua uwezo wao wenyewe: uwiano wa wastani kati ya jinsi watu wanavyokadiria uwezo wao na utendaji wao halisi ulikuwa .29, uhusiano wa wastani [3]. Mashirika yanaundwa na watu, pamoja na motisha: ufadhili unapohusishwa na hatua, baadhi ya washirika hujikadiria kwa ukarimu; na pale ambapo unyenyekevu ni sifa inayothaminiwa, wengine hujiweka hatua moja chini ya walipo.

Kwa hiyo, tengeneza mfumo wa kujitathmini unaohimiza uaminifu. Eleza kila hatua kwa kutumia jambo linaloonekana (“baraza la watoto hukutana kila robo mwaka”), si sifa (“ushiriki mkubwa”). Omba ushahidi kwa hatua muhimu. Na jadili nafasi pamoja na kila mshirika mara moja kwa mwaka: mazungumzo yana thamani kubwa kuliko alama.

Advancer.World, dirisha la hali linalofunguliwa na mshirika katika hali ya kujitathmini: jina la hali, hatua, mada na mada ndogo, viashiria vyake, na kitufe cha Hapa ndipo tulipo — Kujitathmini kwa vitendo (data ya mfano): manispaa hufungua hali inayofuata kwenye mada ndogo na, inapolingana na hali yake, huchagua “Hapa ndipo tulipo.”

2. Kiotomatiki: kazi humsogeza mshirika mbele

Katika njia ya pili, hakuna anayeamua. Kila hatua kati ya hatua mbili inahusisha kazi: mipango yenye maendeleo yake, tafiti za kujibu, na hati za kusaini. Kazi za hatua zinapokamilika, mshirika husogea kiotomatiki hadi hatua inayofuata katika mada hiyo. Timu yako hailazimiki kufuatilia, mshirika halazimiki kusubiri, na hakuna anayebishania nafasi, kwa kuwa kanuni ni ileile kwa kila mtu.

Njia hii huokoa muda wa timu zote mbili kwa wakati mmoja, na huwapa washirika jibu lililo wazi kabisa kwa swali “tufanye nini ili tusonge mbele?”: kamilisha orodha hii. Inafaa kwa programu ambazo njia yake iko wazi: mpango kuidhinishwa, mafunzo kufanyika, au sera kusainiwa.

Hatari ni orodha yenyewe. Maendeleo ya kiotomatiki huwa na ubora unaolingana kabisa na kazi unazohusisha na kila hatua. Ukiweka “hudhuria wavuti” kwenye hatua ya kuelekea Juu, hivi karibuni utakuwa na washirika wengi wa kiwango cha Juu walio na rekodi nzuri ya kuhudhuria. Fanya kila hatua iwe ndogo, husisha kazi inayoonyesha mabadiliko halisi, na waangalie washirika ambao hawajasonga mbele kwa miezi kadhaa: huenda wanahitaji msaada, au hatua haikuundwa vizuri.

Advancer.World, kazi za hatua moja kwa manispaa: mipango miwili, kampeni ya uhamasishaji kuhusu haki za watoto iliyofikia asilimia 100 na mafunzo kwa wafanyakazi wa manispaa yaliyofikia asilimia 60 — Maendeleo ya kiotomatiki (data ya mfano): Calderford, manispaa ya kubuni, imekamilisha kampeni yake ya uhamasishaji, lakini inabaki kwenye hatua ya Mpango wa utekelezaji katika mada hii hadi mafunzo ya wafanyakazi nayo yafikie 100%.

3. Nafasi huwekwa na timu yako: timu huamua nafasi ya kila mshirika

Katika njia ya tatu, washirika hutuma ripoti na ushahidi wao, kisha timu yako huvipitia na kuweka nafasi ya kila mmoja. Huu ndio mfumo mkali zaidi na, unapotekelezwa vizuri, wenye uthabiti mkubwa zaidi: watu wale wale hutumia kiwango kilekile kwa kila mshirika, hivyo nafasi zinaweza kulinganishwa katika programu nzima.

Hii ndiyo chaguo sahihi pale hatua inayopandishwa inapokuwa na matokeo: ufadhili, cheti au kutambuliwa hadharani. Nafasi aliyojiwekea mshirika haitamshawishi mtu yeyote nje ya chumba, hata kama alijitathmini kwa uaminifu: medali unayojibandika mwenyewe huwa haiwavutii watu wengi. Hatua inapofungua mlango fulani, mtu mwingine isipokuwa mshirika ndiye anayepaswa kuamua.

Gharama huangukia timu yako. Kila mapitio huchukua saa kadhaa, washirika husubiri uamuzi wako, na ikiwa timu ni ndogo huku programu ikiwa kubwa, unajikuta tena kwenye vikasha vya barua pepe kama ilivyoelezwa katika aya ya kwanza. Mazoea matatu husaidia kufanya mchakato uwe wa haki na wa haraka: andika ushahidi unaohitajika kwa kila hatua, fanya mapitio kulingana na kalenda inayojulikana (kwa mfano, baada ya kila ripoti ya robo mwaka), na waruhusu washirika kuomba mapitio wanapoamini kuwa wamepiga hatua.

Advancer.World, timu ya programu ikihakiki programu kwa mtazamo wa manispaa moja na kuweka hali yake ya sasa kwenye mada ndogo ya bajeti ya watoto, kwa kutumia kitufe cha Weka kama hali ya sasa — Nafasi huwekwa na timu yako (data ya mfano): timu ya programu hukagua programu kwa mtazamo wa Brightwater Vale, manispaa ya kubuni, na kuweka nafasi yake kwenye mada ya bajeti ya watoto.

Kulinganisha njia hizi tatu

Tathmini ya maendeleo ya washirika: manufaa na gharama za kila njia
	Kujitathmini	Kiotomatiki	Nafasi huwekwa na timu yako
Nani anayemwekea mshirika nafasi	Mshirika	Kazi iliyokamilishwa	Timu yako
Juhudi za timu yako	Ndogo: mapitio na mazungumzo mara moja kwa mwaka	Ndogo zaidi: tengeneza vizuri hatua mara moja	Kubwa: mapitio kwa kila mshirika na hatua
Juhudi za mshirika	Kutafakari na kuamua	Kufanya kazi na kurekodi	Kutuma ushahidi na kukusubiri
Yanayojengwa	Umiliki na tafakari	Njia iliyo wazi na ya pamoja	Uthabiti na uwezo wa kulinganisha
Hatari kuu	Kujikadiria juu mno au chini mno	Kuweka tiki kwenye visanduku bila mabadiliko halisi	Timu yako inakuwa kikwazo
Hufanya kazi vizuri zaidi pale ambapo	Uaminifu ni mkubwa na washirika wamekomaa	Hatua ziko wazi na zinaweza kuthibitishwa	Kupanda hatua huwezesha kupata fedha au kutambuliwa

Jinsi ya kutathmini maendeleo ya washirika: utamaduni, uaminifu na programu

Hakuna njia iliyo bora zaidi kwa ujumla; kuna njia inayofaa zaidi kwa programu, kundi la washirika na wakati husika. Mambo matatu ndiyo huamua.

Utamaduni. Muundo wa Geert Hofstede unaeleza tamaduni za kitaifa kwa kutumia vipimo sita. Kimoja wapo, umbali wa mamlaka, kinaeleza ni kwa kiwango gani watu wenye mamlaka madogo katika mashirika wanakubali, na kutarajia, mamlaka yagawanywe kwa namna isiyo sawa [4]. Umbali wa mamlaka unapokuwa mkubwa, washirika wanaweza kutarajia mfadhili aamue, na kujipandisha hadi hatua ya juu kunaweza kuonekana kuwa si jambo linalofaa. Unapokuwa mdogo, nafasi kuwekwa na mfadhili inaweza kuonekana kama kujiona bora na kuingilia mambo ya wengine. Hata hivyo, Hofstede mwenyewe anaonya dhidi ya kuchukulia alama za nchi kuwa ndizo maadili ya watu binafsi [4]. Alama ya nchi haikuambii kwa uhakika chochote kuhusu mkurugenzi mliye naye mezani, kwa hiyo uliza kabla ya kudhani.

Uaminifu. Trust-Based Philanthropy Project inaorodhesha kurahisisha na kupunguza taratibu za makaratasi miongoni mwa mbinu zake sita, kwa sababu “mashirika yasiyo ya faida hutumia muda mwingi kupita kiasi kwenye maombi na ripoti zinazoamuliwa na wafadhili” [5]. Kujitathmini na maendeleo ya kiotomatiki ni uaminifu unaotekelezwa kwa vitendo: unaacha kuwaomba washirika wathibitishe kila hatua. Hata hivyo, kuweka nafasi wewe mwenyewe hakumaanishi kutowaamini: kwa washirika wapya, hilo linaweza kuwa chaguo la haki ikiwa utaeleza sababu na kutaja lini utalipitia tena. Uaminifu hukua, na njia inaweza kubadilika kadiri unavyokua.

Programu yenyewe. Nini hutokea mshirika anapopanda hatua? Kazi kati ya hatua iko wazi kwa kiasi gani? Kila mtu katika timu yako hufuatilia washirika wangapi? Na washirika wanapaswa kujifunza nini: kutafakari maendeleo yao wenyewe, kufuata njia iliyobainishwa, au kufikia kiwango fulani? Mwongozo ulio hapa chini utakusaidia kuandika majibu hayo.

Chaguo hili si la kudumu. Programu inaweza kuanza kwa timu kuweka nafasi, kisha kuhamishia jukumu hilo kwa washirika mara tu hatua zinapoeleweka vizuri. Makundi ya washirika yanayohitaji njia tofauti—kwa mfano, wanachama wa muda mrefu na wageni—yanaweza kuendeshwa kama programu tofauti zinazofuata njia ileile.

Mwongozo wa bure: kuchagua njia ya kutathmini maendeleo ya washirika

Mwongozo huu una kurasa mbili za A4. Ukurasa wa 1 unaeleza njia tatu na maswali matano ya kukusaidia kuchagua. Ukurasa wa 2 ni fomu ya kujaza: pima programu yako kwa kutumia vipengele sita, andika uamuzi wako (nani anakagua nafasi, mara ngapi, na lini mtapitia upya chaguo), na angalia ishara zinazoonyesha kuwa ni wakati wa kubadilisha njia.

Ukurasa wa 1 wa mwongozo wa bure wa Kuchagua Jinsi ya Kutathmini Maendeleo ya Washirika: njia tatu zilizowasilishwa kama kadi, jedwali la kulinganisha na maswali matano ya kuchagua — Ukurasa wa 1 wa mwongozo.

Pakua mwongozo wa kuchagua njia ya kutathmini maendeleo ya washirika (PDF, kurasa 2). Jaza ukurasa wa 2 pamoja na timu yako: majadiliano ndiyo sehemu yenye manufaa zaidi.

Chagua njia, uache kufuatilia. Katika Advancer.World, kila programu ina mpangilio wake wa maendeleo ya hatua: washirika hujitathmini, kazi wanazokamilisha huwasogeza mbele, au timu yako huweka nafasi ya kila mmoja. Washirika huona walipo na kile kinachohitajika katika hatua inayofuata, nawe unawaona washirika wote kwenye jedwali moja. Unaweza kuanza bila malipo.

Jisajili sasa

Mfano: programu ya manispaa inayowafaa watoto

Mfano uliojazwa ni wa Kamati ya Kitaifa ya kubuni inayoendesha programu ya manispaa inayowafaa watoto kwa kushirikiana na manispaa nane: hatua tano, kuanzia Kujitolea hadi Kutambuliwa, katika mada kuu tatu.

Mfano uliojazwa, ukurasa wa 2: alama za vipengele sita vya programu ya manispaa inayowafaa watoto, uamuzi wa kuweka nafasi kwa mkono pamoja na sababu yake, na ishara zinazoonyesha kuwa ni wakati wa kubadilisha njia — Ukurasa wa 2 wa mfano uliojazwa (programu ya kubuni): vipengele vinne kati ya sita vinaashiria kuwa timu yenyewe iweke nafasi.

Pakua mfano uliojazwa (PDF, kurasa 2). Mambo matatu ya kuzingatia:

Kipengele kimoja kina uzito mkubwa. Kutambuliwa kunategemea hatua, kwa hiyo timu yenyewe huweka nafasi. Kipengele hicho pekee kingetosha.
Si kila kipengele kinakubaliana. Kazi kati ya hatua iko wazi (mpango umeidhinishwa, kipengele cha bajeti kimeundwa), jambo linaloashiria njia ya kiotomatiki; na programu inataka manispaa zimiliki maendeleo yake, jambo linaloashiria kujitathmini. Kuandika hilo ndiko kunakofanya tarehe ya mapitio iwe na maana.
Chaguo lina tarehe ya mapitio. Oktoba 2027, baada ya utambuzi wa kwanza, wakati timu itakuwa imefahamu manispaa na hatua vizuri zaidi.

Kuweka namna ya hatua katika Advancer.World

Advancer.World ilizaliwa kutokana na mageuzi ya kidijitali ya programu katika mashirika kama UNICEF na Airbus, na swali la jinsi washirika wanavyopiga hatua limejengwa ndani ya kila programu. Kila programu ina mpangilio wake katika Design > Program Settings > State Progression, wenye machaguo matatu: Washirika kujitathmini, Kiotomatiki baada ya hatua ya awali kukamilika na Sisi tunaiweka wenyewe.

Muundo wa programu katika Advancer.World, dirisha la Program Settings likiwa limefunguliwa: State Progression ina machaguo matatu, Washirika kujitathmini, Kiotomatiki baada ya hatua ya awali kukamilika na Sisi tunaiweka wenyewe, huku chaguo la mwisho likiwa limechaguliwa — Timu ya programu huchagua namna ya hatua mara moja kwa kila programu (data ya mfano).

Kinachobadilika kiutendaji:

Kujitathmini. Washirika hufungua hatua kwenye gridi yao na kuchagua “Hapa ndipo tulipo,” kwa kutumia kompyuta au simu. Timu yako hupokea arifa ndani ya programu mshirika anapopiga hatua.
Kiotomatiki. Mshirika hupiga hatua kila mpango wa hatua husika unapofikia 100%, kila utafiti unapokuwa na majibu ya maswali yote yanayotakiwa, na kila ombi la sahihi linapokuwa limesainiwa. Hati zilizopakiwa na thamani za KPI hurekodiwa kama ushahidi, lakini zenyewe hazimfikishi mshirika kwenye hatua inayofuata. Kubadilisha programu inayoendelea iwe ya kiotomatiki huhesabu upya nafasi ya kila mshirika kutokana na kazi ambayo tayari imefanywa.
Nyinyi mnaweka. Timu yenu huangalia programu kama mshirika, hugusa hatua na kuchagua “Weka kama hatua ya sasa.” Watu wa mshirika huarifiwa, na gridi yao huwajulisha kuwa mtoa programu atasasisha hali yao baada ya kukagua maendeleo yao.

Haijalishi mnachagua namna gani, washirika huona nafasi yao wenyewe na kile kinachohitajika katika hatua inayofuata, katika mojawapo ya lugha 22, na hawaoni kamwe data ya mshirika mwingine. Picha za hali za kila siku huhifadhi historia kwa ajili ya tathmini yenu, na mwonekano wa “Programu inaendeleaje leo?” huonyesha washirika wangapi wamepiga hatua mbele au nyuma katika siku 30 zilizopita na nani anahitaji kupewa kipaumbele. Ikiwa bado mnabuni njia ya maendeleo, anzeni na jinsi ya kujenga modeli ya ukomavu; ili kuona maswali ambayo washirika hujibu wanapojitathmini, tazama zana ya kujitathmini ya shirika.

Maswali yanayoulizwa mara kwa mara

Tathmini ya maendeleo ya washirika ni nini?

Ni namna programu inavyotambua mahali alipo kila mshirika katika safari yake: hatua aliyofikia kwenye kila mada, ikiwa imerekodiwa ili iweze kulinganishwa baada ya muda. Huu ndio mwanzo wa kila ripoti, mapitio na tathmini.

Je, tunaweza kuunganisha kujitathmini na mapitio yetu wenyewe?

Ndiyo. Washirika hujiweka katika nafasi zao katika kipindi cha mwaka, na timu yenu hujadili nafasi hizo na kila mshirika mara moja kwa mwaka, kwa kutumia ushahidi kuhusu hatua zilizo muhimu zaidi. Ikiwa nafasi hizo zitaanza kuathiri ufadhili au utambuzi, fikirieni kuziweka ninyi wenyewe.

Je, kujitathmini kunafaa pale ambapo madaraja ya mamlaka yana uzito mkubwa?

Kunaweza kufaa, mkihakikisha mazingira ni salama: elezeni sababu ya kuuliza, fafanueni hatua kwa kutumia mambo yanayoonekana badala ya sifa, na muonyeshe kuwa nafasi ya chini huleta msaada, si adhabu. Baadhi ya washirika bado watapendelea ninyi mfanye uamuzi mwanzoni. Hapo ni pazuri pa kuanzia.

Nafasi za washirika zinapaswa kusasishwa mara ngapi?

Kwa maendeleo ya kiotomatiki, husasishwa kila mara kazi inapofanyika. Kwa kujitathmini, husasishwa hali ya mshirika inapobadilika, na mazungumzo hufanyika mara moja kwa mwaka. Timu yenu ikiweka nafasi hizo, zisasisheni baada ya kila ripoti ya kawaida, mara nyingi kila robo mwaka. Nafasi ambazo hazijasasishwa kwa zaidi ya miezi sita hazina taarifa nyingi.

Anzeni na swali, si zana

Kabla ya kuchagua namna ya kufanya, jiulizeni kupanda hatua kunapaswa kumaanisha nini katika programu yenu, na nani anapaswa kuwa na mamlaka ya kuthibitisha kuwa hilo limetokea. Jibu kwa kawaida huonyesha ni ipi kati ya namna hizo tatu inayofaa. Kisha tumieni siku mlizokuwa mkitumia kufuatilia mambo kuwasaidia washirika wanaowahitaji.

Fahamu nafasi ya kila mshirika bila kutumia barua pepe. Buni programu yenu mara moja, waalike washirika wenu, chagueni namna watakavyopiga hatua, na muone nafasi ya kila mmoja kwenye kila mada pamoja na historia yake. Washirika hawalipi kamwe. Anza bila malipo.